Quyết định 3436/QĐ-BKHCN năm 2025 sửa đổi Phụ lục IV và Mục 1.2, Mục 2.2 Phụ lục VIII của Quyết định 318/QĐ-BKHCN về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ

BỘ KHOA HỌC VÀ
CÔNG NGHỆ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3436/QĐ-BKHCN

Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng và các Thứ trưởng;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ;
- Cổng Thông tin điện tử của Bộ;
- Lưu: VT, VP.

BỘ TRƯỞNG




Nguyễn Mạnh Hùng

TT

Tên đơn vị

Ký hiệu đơn vị

1.

Vụ Bưu chính

BC

2.

Vụ Đánh giá và Thẩm định công nghệ

ĐTC

3.

Vụ Khoa học kỹ thuật và công nghệ

CN

4.

Vụ Khoa học Xã hội, Nhân văn và Tự nhiên

XNT

5.

Vụ Kinh tế và Xã hội số

KTXHS

6.

Vụ Kế hoạch - Tài chính

KHTC

7.

Vụ Hợp tác quốc tế

HTQT

8.

Vụ Pháp chế

PC

9.

Vụ Tổ chức cán bộ

TCCB

10.

Văn phòng Bộ

VP

11.

Cục An toàn bức xạ và hạt nhân

ATBXHN

12.

Cục Bưu điện Trung ương

CBĐTW

13.

Cục Công nghiệp công nghệ thông tin

CNCNTT

14.

Cục Chuyển đổi số quốc gia

CĐSQG

15.

Cục Đổi mới sáng tạo

ĐMST

16.

Cục Khởi nghiệp và Doanh nghiệp công nghệ

CKN

17.

Cục Sở hữu trí tuệ

SHTT

18.

Cục Tần số vô tuyến điện

CTS

19.

Cục Thông tin, Thống kê

TTTK

20.

Cục Viễn thông

CVT

21.

Viện Công nghệ số và Chuyển đổi số quốc gia

CNS&CĐS

22.

Viện Năng lượng nguyên tử Việt Nam

VNLNT

23.

Viện Ứng dụng công nghệ

VƯDCN

24.

Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam - Hàn Quốc

VKIST

25.

Viện Sở hữu trí tuệ quốc gia

VSHTT

26.

Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia

TĐC

27.

Trung tâm Công nghệ thông tin

TTCNTT

28.

Trung tâm Internet Việt Nam

VNNIC

29.

Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia

NEAC

30.

Trung tâm Truyền thông Khoa học và Công nghệ

TTTT

31.

Nhà Xuất bản Khoa học - Công nghệ - Truyền thông

NXB

32.

Quỹ dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam

VTF

33.

Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ quốc gia

NAFOSTED

34.

Quỹ Đổi mới công nghệ quốc gia

NATIF

35.

Trường Cao đẳng Thông tin và Truyền thông

CĐTTTT

36.

Học viện Chiến lược Khoa học và Công nghệ

HVCL

37.

Học viện Công nghệ bưu chính, viễn thông

HV

38.

Báo VnExpress

VNE

39.

Ban quản lý Dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành Khoa học và Công nghệ

BQLDA

40.

Ban quản lý dự án Trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hạt nhân

CNST

41.

Văn phòng Ủy ban Vũ trụ Việt Nam

VPUBVT

42.

Tổng Công ty truyền thông đa phương tiện

VTC

43.

Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

BĐVN

44.

Công ty TNHH MTV phát triển và ứng dụng công nghệ NEAD

NEAD

BỘ KHOA HỌC VÀ
CÔNG NGHỆ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3436/QĐ-BKHCN

Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2025

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng và các Thứ trưởng;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ;
- Cổng Thông tin điện tử của Bộ;
- Lưu: VT, VP.

BỘ TRƯỞNG




Nguyễn Mạnh Hùng

TT

Tên đơn vị

Ký hiệu đơn vị

1.

Vụ Bưu chính

BC

2.

Vụ Đánh giá và Thẩm định công nghệ

ĐTC

3.

Vụ Khoa học kỹ thuật và công nghệ

CN

4.

Vụ Khoa học Xã hội, Nhân văn và Tự nhiên

XNT

5.

Vụ Kinh tế và Xã hội số

KTXHS

6.

Vụ Kế hoạch - Tài chính

KHTC

7.

Vụ Hợp tác quốc tế

HTQT

8.

Vụ Pháp chế

PC

9.

Vụ Tổ chức cán bộ

TCCB

10.

Văn phòng Bộ

VP

11.

Cục An toàn bức xạ và hạt nhân

ATBXHN

12.

Cục Bưu điện Trung ương

CBĐTW

13.

Cục Công nghiệp công nghệ thông tin

CNCNTT

14.

Cục Chuyển đổi số quốc gia

CĐSQG

15.

Cục Đổi mới sáng tạo

ĐMST

16.

Cục Khởi nghiệp và Doanh nghiệp công nghệ

CKN

17.

Cục Sở hữu trí tuệ

SHTT

18.

Cục Tần số vô tuyến điện

CTS

19.

Cục Thông tin, Thống kê

TTTK

20.

Cục Viễn thông

CVT

21.

Viện Công nghệ số và Chuyển đổi số quốc gia

CNS&CĐS

22.

Viện Năng lượng nguyên tử Việt Nam

VNLNT

23.

Viện Ứng dụng công nghệ

VƯDCN

24.

Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam - Hàn Quốc

VKIST

25.

Viện Sở hữu trí tuệ quốc gia

VSHTT

26.

Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia

TĐC

27.

Trung tâm Công nghệ thông tin

TTCNTT

28.

Trung tâm Internet Việt Nam

VNNIC

29.

Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia

NEAC

30.

Trung tâm Truyền thông Khoa học và Công nghệ

TTTT

31.

Nhà Xuất bản Khoa học - Công nghệ - Truyền thông

NXB

32.

Quỹ dịch vụ Viễn thông công ích Việt Nam

VTF

33.

Quỹ Phát triển khoa học và công nghệ quốc gia

NAFOSTED

34.

Quỹ Đổi mới công nghệ quốc gia

NATIF

35.

Trường Cao đẳng Thông tin và Truyền thông

CĐTTTT

36.

Học viện Chiến lược Khoa học và Công nghệ

HVCL

37.

Học viện Công nghệ bưu chính, viễn thông

HV

38.

Báo VnExpress

VNE

39.

Ban quản lý Dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành Khoa học và Công nghệ

BQLDA

40.

Ban quản lý dự án Trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hạt nhân

CNST

41.

Văn phòng Ủy ban Vũ trụ Việt Nam

VPUBVT

42.

Tổng Công ty truyền thông đa phương tiện

VTC

43.

Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

BĐVN

44.

Công ty TNHH MTV phát triển và ứng dụng công nghệ NEAD

NEAD

Bước

Mô tả

Tác nhân

0

Bắt đầu

1

Văn thư tiếp nhận, vào sổ văn bản đến của Bộ

- Đối với văn bản đến là văn bản giấy: Tiếp nhận văn bản giấy, phân loại, cập nhật thông tin quản lý văn bản đến, số hóa văn bản:

+ Văn thư Bộ thực hiện phân loại văn bản, đóng dấu đến, ghi ngày đến, số đến cho văn bản.

Văn thư thực hiện cập nhật thông tin văn bản lên chương trình.

+ Số hóa văn bản: Sau khi nhập thông tin văn bản lên chương trình, Văn thư Bộ thực hiện quét văn bản trên phần mềm quét. Sau khi quét và rà soát thông tin văn bản đã quét, Văn thư Bộ chọn đẩy nội dung đã quét lên chương trình. Tệp nội dung đã quét sẽ được đính kèm vào văn bản mà Văn thư Bộ đã nhập trước đó.

- Đối với văn bản đến là văn bản điện tử: Tiếp nhận văn bản điện tử, phân loại văn bản đến

+ Những văn bản điện tử được gửi đến không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Văn thư Bộ thực hiện từ chối nhận văn bản điện tử

+ Đối với những văn bản đạt yêu cầu, Văn thư Bộ thực hiện phân loại văn bản theo sổ, vào sổ văn bản đến sau đó Văn thư Bộ sẽ thực hiện xem xét nội dung:

1.1. Nếu đã xác định được chính xác cần trình Lãnh đạo Bộ thì sẽ thực hiện trình Lãnh đạo Bộ tương ứng >> quy trình chuyển sang bước 2. Sau bước này Thư ký/Giúp việc LĐB có thể vào thực hiện Tham mưu (nếu có, bước 4); Lãnh đạo VP có thể tra cứu theo dõi được VB đến (khi cần)

1.2. Nếu chưa xác định được chính xác văn bản trình tới Lãnh đạo Bộ nào trình Lãnh đạo VP để xin ý kiến chỉ đạo >> quy trình chuyển sang bước 3

1.3. Văn thư có thể thực hiện chuyển xử lý về các đơn vị để thực hiện >> quy trình chuyển sang bước 5

Văn thư Bộ

2

Lãnh đạo Bộ cho ý kiến chỉ đạo và chuyển xử lý

2.1. Lãnh đạo thực hiện chuyển xử lý tới đơn vị để thực hiện >> quy trình chuyển sang bước 7

2.2. Trường hợp Lãnh đạo thực hiện chuyển Lãnh đạo Bộ khác >> quy trình ở bước 4

2.3. Trường hợp Văn thư chuyển tới LĐ Bộ có sai sót thì Lãnh đạo Bộ có thể Trả lại, quy trình chuyển về bước 1

2.4. Trường hợp LĐ VP chuyển tới LĐ Bộ có sai sót thì Lãnh đạo Bộ có thể Trả lại, quy trình chuyển sang bước 3

Lãnh đạo Bộ

3

Lãnh đạo VP thực hiện xem xét chuyển văn bản

3.1. Trường hợp xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo VP trình trực tiếp Lãnh đạo Bộ >> quy trình chuyển sang bước 2. Sau bước này Thư ký/Giúp việc LĐB có thể vào thực hiện Tham mưu (nếu có, bước 4)

3.2. Lãnh đạo VP có thể chuyển xử lý về các đơn vị để thực hiện >> quy trình chuyển sang bước 6

3.3. Trường hợp văn bản cần bổ sung sửa đổi, Lãnh đạo VP thực hiện Chuyển Văn thư Bộ >> quy trình chuyển về bước 1

Lãnh đạo VP

4

Thư ký/Giúp việc Lãnh đạo Bộ rà soát thông tin văn bản, tham mưu văn bản (nếu có)

Thư ký/Giúp việc Lãnh đạo Bộ

5,6,7

Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản đến đơn vị

-  Văn thư thực hiện theo quy trình văn bản đến đơn vị

- Trường hợp gửi nhầm văn bản, văn thư Thực hiện từ chối văn bản >> quy trình kết thúc

Văn thư đơn vị

Bước

Mô tả

Tác nhân

0

Bắt đầu

1

Chuyên viên soạn thảo Phiếu trình

- Chuyên viên thực hiện trình Lãnh đạo phòng >> quy trình chuyển sang bước 2

Chuyên viên

2

Lãnh đạo phòng nhận văn bản từ chuyên viên trình lên, rà soát nội dung, thể thức và thực hiện xử lý văn bản

2.1. Trường hợp phiếu trình đạt yêu cầu: Lãnh đạo phòng chuyển lên lãnh đạo đơn vị >> Quy trình chuyển sang bước 3

2.2. Trường hợp phiếu trình không đạt yêu cầu: Lãnh đạo phòng có cho ý kiến và trả lại chuyên viên soạn thảo để thực hiện hiệu chỉnh >> quy trình chuyển về bước 1

Lãnh đạo phòng

3

Lãnh đạo đơn vị nhận phiếu trình từ Lãnh đạo phòng trình lên, rà soát nội dung và thực hiện xử lý

3.1. Trường hợp phiếu trình đạt yêu cầu: Lãnh đạo đơn vị thực hiện ký sổ phiếu trình, ký nháy VB dự thảo (trường hợp có VB dự thảo) và chuyển văn thư đơn vị để cấp số phiếu trình >> quy trình chuyển sang bước 4

3.2. Trường hợp phiếu trình không đạt yêu cầu: Lãnh đạo thực hiện chuyển về 1 trong các bước xử lý trước đó:

+ Chuyển về người tạo >> quy trình chuyển về bước 1

+ Hoặc chuyển về Lãnh đạo phòng >> quy trình chuyển về bước 2

Lãnh đạo đơn vị

4

Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản/ rà soát thể thức >>

4.1. Trình Lãnh đạo Bộ: Trường hợp duyệt, Văn thư đơn vị thực hiện ký số đơn vị lên phiếu trình Trình Lãnh đạo Bộ>> quy trình chuyển sang bước 5

4.2. Chuyển đồng trình: Trường hợp đồng trình từ 2 đơn vị trở lên Văn thư đơn vị chủ trì sau khi hoàn thiện các thủ tục và ký số chuyển Văn thư đơn vị đồng trình, Văn thư đơn vị đồng trình hoàn thiện và ký số đơn vị sau đó Trình Lãnh đạo Bộ >> quy trình chuyển sang bước 5

4.3. Chuyển về Lãnh đạo đơn vị: Trường hợp không duyệt, Văn thư đơn vị thực hiện chuyển trình Lãnh đạo đơn vị, quy trình chuyển về bước 3

- Lưu ý: Sau bước trình Lãnh đạo Bộ (bước 5), Thư ký đồng thời cũng có thể vào Tham mưu phiếu trình (chi tiết ở bước 6); Lãnh đạo VP (Chính văn phòng) nhận Phiếu trình xem để biết (chi tiết ở bước 7)

Văn thư đơn vị

5

Lãnh đạo Bộ nhận phiếu trình từ Văn thư đơn vị trình lên, thực hiện Ký số vào VB dự thảo (trường hợp phiếu trình có VB dự thảo), bút phê lên phiếu trình, và chuyển xử lý văn bản >>

5.1. Chuyển Văn thư Bộ: Trường hợp đạt yêu cầu, Phiếu trình có Dự thảo phát hành, Lãnh đạo Bộ thực hiện Chuyển Văn thư Bộ để phát hành văn bản >> quy trình chuyển sang bước 8

5.2. Chuyển trả đơn vị: Trường hợp đồng ý phê duyệt chủ trương hoặc hồ sơ trình không đạt yêu cầu, Lãnh đạo Bộ thực hiện Trả lại đơn vị trình >> quy trình chuyển về bước 4

5.3. Luân chuyển: Trường hợp cần xin ý kiến Lãnh đạo Bộ khác, Lãnh đạo Bộ thực hiện Luân chuyển >> quy trình ở bước 5

5.4. Chuyển đơn vị liên quan xử lý: Trường hợp Lãnh đạo Bộ cần có ý kiến các đơn vị khác, Lãnh đạo Bộ thực hiện Chuyển xử lý Chọn đơn vị nhận>> quy trình chuyển sang bước 9

Lãnh đạo Bộ

6

Thư ký/Giúp việc Lãnh đạo Bộ thực hiện Tham mưu (nếu có)

Thư ký/Giúp việc Lãnh đạo Bộ

7

Chánh văn phòng theo dõi văn bản, chuyển tiếp xem để biết (nếu có)

Chánh văn phòng

8

Văn thư Bộ tiếp nhận văn bản đi, rà soát thể thức

- Kiểm tra văn bản hợp lệ >>

8.1. Kiểm tra nếu Phiếu trình kèm dự thảo và cần phát hành thì sẽ thực hiện cấp số phát hành >> quy trình chuyển sang bước 10

8.2. Kiểm tra nếu là Phiếu trình xin phê duyệt sẽ thực hiện Chuyển đơn vị nhận >> quy trình chuyển sang bước 11 (hoặc cũng có thể thực hiện Chuyển trả đơn vị trình >> quy trình chuyển về bước 4)

- Kiểm tra văn bản không hợp lệ >>

8.3. Chuyển về đơn vị trình (sai thể thức, thiếu chữ ký...) >> quy trình chuyển về bước 4

8.4. Trình lại Lãnh đạo Bộ (thiếu chữ ký...) >> quy trình chuyển về bước 5

Văn thư Bộ

9

- Lãnh đạo Bộ thực hiện chọn đơn vị nhận, quy trình kết thúc

10

- Văn thư vào sổ, lấy số trên hệ thống.

+ Trường hợp LĐ Bộ ký giấy, văn thư scan văn bản Lãnh đạo Bộ đã ký, sau đó gắn lên hệ thống và thực hiện ký số đóng dấu lên văn bản.

+ Trường hợp LĐ Bộ ký số, thì văn thư thực hiện đóng dấu lên văn bản

Văn thư ban hành văn bản đã ký số tới các đơn vị liên quan.

Văn thư Bộ

11

- Văn thư Bộ thực hiện Chọn đơn vị/cá nhân nhận phiếu trình, kết thúc quy trình

Văn thư Bộ