Quyết định 177/QĐ-UBND năm 2026 về Đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập do tỉnh Khánh Hòa ban hành

Số hiệu	177/QĐ-UBND
Ngày ban hành	19/01/2026
Ngày có hiệu lực	19/01/2026
Loại văn bản	Quyết định
Cơ quan ban hành	Tỉnh Khánh Hòa
Người ký	Nguyễn Thanh Hà
Lĩnh vực	Bộ máy hành chính

Tải văn bản In văn bản

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 177/QĐ-UBND	Khánh Hòa, ngày 19 tháng 01 năm 2026

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH ĐỀ ÁN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TRƯỚC SÁP NHẬP

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Đấu thầu ngày 23 tháng 6 năm 2023; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quy hoạch, Luật Đầu tư, Luật đầu tư theo phương thức đối tác công tư và Luật Đấu thầu ngày 29 tháng 11 năm 2024; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đấu thầu, Luật đầu tư theo phương thức đối tác công tư, Luật Hải quan, Luật thuế giá trị gia tăng, Luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, Luật Đầu tư, Luật Đầu tư công, Luật quản lý, sử dụng tài sản công ngày 25 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 214/2025/NĐ-CP ngày 04 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 765/QĐ-TTg ngày 23 tháng 6 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị quyết số 128/NQ-HĐND ngày 14 tháng 12 năm 2023 của Hội đồng nhân dân tỉnh ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực nội vụ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

Căn cứ Quyết định số 4607/QĐ-UBND ngày 14 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 246/TTr-SNV ngày 09 tháng 01 năm 2026.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ triển khai thực hiện Đề án đảm bảo hiệu quả; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Khoa học và Công nghệ; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (VBĐT);
- CT, PCT UBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo và Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, HP, HT.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Thanh Hà

ĐỀ ÁN

XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TRƯỚC SÁP NHẬP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 177/QĐ-UBND ngày 19 tháng 01 năm 2026 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Phần I.

SỰ CẦN THIẾT, CĂN CỨ PHÁP LÝ

I. SỰ CẦN THIẾT

Thời gian qua, tỉnh Khánh Hòa cùng với các tỉnh, thành trên cả nước tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã và tổ chức hệ thống chính quyền địa phương 02 cấp theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Trung ương. Đây là một cuộc cách mạng về tổ chức bộ máy, sắp xếp lại chính quyền để có hành trang mới, khí thế mới bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên vươn mình, giàu mạnh, văn minh, phồn vinh, thịnh vượng. Quá trình sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính đòi hỏi phải thực hiện tốt công tác chuyển giao chức năng nhiệm vụ từ cấp huyện về cấp xã và việc bàn giao hồ sơ, tài liệu chưa kết thúc của cấp huyện về cấp xã và tài liệu trước sáp nhập về Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo các đơn vị hành chính cấp xã sau khi sáp nhập tiếp tục triển khai thực hiện một cách nhanh chóng, hoạt động thông suốt, hiệu lực, hiệu quả. Đồng thời, gìn giữ được những tư liệu quý phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, phát triển cũng như đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của các đơn vị hành chính cấp huyện trước sáp nhập hoạt động.

Trên cơ sở thực hiện nhiệm vụ được giao, việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cấp huyện được các địa phương quan tâm triển khai thực hiện đồng bộ, hiệu quả. Tuy nhiên, khối lượng hồ sơ, tài liệu của cấp huyện trước sáp nhập được bàn giao về Lưu trữ lịch sử tỉnh rất lớn với trên 25.067,6 mét và phần lớn đang tồn đọng, tích đống, chưa được chỉnh lý khoa học (19.140,6 mét), trong khi Kho lưu trữ lịch sử chuyên dụng chưa có nên tạm thời đang lưu trữ tại các địa điểm tập kết của 15 xã, phường trên địa bàn tỉnh sau sáp nhập. Đồng thời, qua khảo sát thực tế tình hình các địa điểm tập kết hồ sơ, tài liệu cho thấy các kho chưa đảm bảo các điều kiện về bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu cụ thể: diện tích các phòng, kho chứa tài liệu chật, hẹp; chưa có phương tiện phòng cháy, chữa cháy; thiếu trang thiết bị bảo quản chuyên dùng (quạt, máy hút ẩm...) để duy trì nhiệt độ, độ ẩm theo quy định; tài liệu đa số đóng gói trong các thùng, bao tải, hộp sắt và đang được chất đống lộn xộn, không có kệ, giá đỡ có nguy cơ bị đổ gây xáo trộn, hư tài liệu bên trong.

[...]

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 177/QĐ-UBND	Khánh Hòa, ngày 19 tháng 01 năm 2026

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH ĐỀ ÁN XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẤP HUYỆN TRƯỚC SÁP NHẬP

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số;

Căn cứ Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 246/TTr-SNV ngày 09 tháng 01 năm 2026.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập.

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (VBĐT);
- CT, PCT UBND tỉnh;
- Trung tâm Công báo và Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, HP, HT.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Thanh Hà

ĐỀ ÁN

Phần I.

SỰ CẦN THIẾT, CĂN CỨ PHÁP LÝ

I. SỰ CẦN THIẾT

Với những khó khăn nêu trên, nếu không sớm có giải pháp đồng bộ giải quyết số lượng lớn tài liệu tồn đọng, tích đống từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện trước sáp nhập hoạt động sẽ dẫn đến nguy cơ hư hỏng, ẩm, mốc tài liệu, làm ảnh hưởng đến giá trị tài liệu và gây gián đoạn, chậm trễ trong phục vụ khai thác tài liệu để giải quyết công việc, phục vụ nhu cầu cho người dân, tổ chức.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số đang là một trong những chủ trương được Đảng, và Nhà nước quan tâm đẩy mạnh trong những năm gần đây, đặc biệt là trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và một nền kinh tế số. Nghị quyết số 52-NQ/TW, ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư đã nhấn mạnh “việc thúc đẩy chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận và các tổ chức chính trị xã hội”.

Chuyển đổi số đối với công tác lưu trữ là việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu sang lưu trữ dữ liệu nên việc số hóa tài liệu của cấp huyện trước sáp nhập là một giải pháp cần sớm được quan tâm thực hiện để góp phần tạo điều kiện cho việc quản lý trở nên tiện lợi hơn nhờ vào các tính năng tích hợp, hệ thống quản lý dữ liệu thông minh và được sử dụng trên nền tảng web.

Theo Kết luận số 137-KL/TW năm 2025 và chỉ đạo của Ban chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, trong đó yêu cầu “các Bộ, ngành, địa phương đẩy nhanh tiến độ số hóa tài liệu bảo đảm an toàn, không để thất lạc, hư hỏng trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy, các địa phương rà soát, nâng cấp thiết bị (máy chủ, hệ thống lưu trữ) để quản lý tập trung và bảo quản an toàn dữ liệu số hóa; bổ sung, bảo đảm trang bị đủ các thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu”. Trên cơ sở đó, UBND tỉnh Khánh Hòa đã khẩn trương chỉ đạo đẩy mạnh hoạt động số hóa theo yêu cầu nhưng do khối lượng lớn tài liệu cấp huyện tồn đọng, chưa được chỉnh lý với trên 19.140,6 mét nên chưa thể tiến hành số hóa khối tài liệu này trong thời gian gấp rút theo tinh thần chỉ đạo. Bên cạnh đó, việc số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay đang thiếu hạ tầng và trang thiết bị để số hóa, lưu trữ số đồng bộ, liên thông đảm bảo khả năng lưu trữ lâu dài, dự phòng và phục hồi dữ liệu trong quá trình truyền tải.

Do đó, nhiệm vụ cấp bách hiện nay để xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu cấp huyện trước sáp nhập trước mắt là chỉnh lý khoa học tài liệu nhằm gìn giữ, phát huy được giá trị tài liệu và lựa chọn được những loại hình tài liệu như tài liệu về đất đai, tư pháp - hộ tịch, đầu tư xây dựng, thủ tục hành chính... cần ưu tiên chỉnh lý, số hóa đảm bảo kịp thời phục vụ nhu cầu hàng ngày của người dân, hoạt động của cơ quan, tổ chức và nhu cầu thông tin quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Cơ sở pháp lý quy định về tài liệu và xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ

- Luật Lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024;

- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15;

- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP ngày 04/08/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Quyết định số 765/QĐ-TTg ngày 23/6/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy;

- Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ;

- Thông tư số 45/2024/TT-BNV ngày 01/7/2024 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành phương pháp định giá chung đối với hàng hóa, dịch vụ do Nhà nước định giá;

- Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số;

- Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

- Nghị quyết số 128/NQ-HĐND ngày 14/12/2023 của Hội đồng nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực nội vụ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

- Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 10/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy;

- Quyết định số 1185/QĐ-UBND ngày 06/5/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành đơn giá các dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

- Công văn số 3572/BNV-CVT&LTNN ngày 12/6/2025 của Bộ Nội vụ về việc đề xuất hỗ trợ từ ngân sách trung ương để số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy;

- Công văn số 414/BNV-VTLT ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị;

- Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

2. Cơ sở pháp lý quy định về công nghệ thông tin

- Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;

- Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

- Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025;

- Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về việc quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn nhà nước;

- Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

- Nghị định số 82/2024/NĐ-CP ngày 10/7/2024 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ về việc quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn nhà nước;

- Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ Quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030;

- Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030;

- Quyết định số 142/QĐ-TTg ngày 02/02/2024 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược dữ liệu quốc gia đến năm 2030;

- Thông tư số 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT ngày 12/8/2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

- Thông tư số 18/2024/TT-BTTTT ngày 30/12/2024 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định lập và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, thuê dịch vụ công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Quyết định số 2323/BTTTT-THH ngày 31/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Khung Kiến thức Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0;

- Quyết định số 2378/QĐ-BTTTT ngày 30/12/2016 của Bộ trưởng Thông tin và Truyền thông về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án, chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Quyết định số 1222/QĐ-UBND ngày 04/5/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Khánh Hòa;

- Quyết định số 909/QĐ-UBND ngày 04/04/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến 2030;

- Quyết định số 1426/QĐ-UBND ngày 29/5/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành khung kiến trúc chính phủ số tỉnh Khánh Hòa, phiên bản 4.0;

- Quyết định số 1454/QĐ-UBND ngày 04/10/2025 Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng Trung tâm Dữ liệu và Mạng diện rộng tỉnh Khánh Hòa.

Phần II

THỰC TRẠNG, MỤC TIÊU THỰC HIỆN

I. THỰC TRẠNG

1. Về công tác lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cấp huyện trước sáp nhập

1.1. Kết quả đạt được

Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị cấp huyện trước sáp nhập đang được lưu trữ, bảo quản tạm tại các trụ sở của cấp huyện cũ của 02 tỉnh trước sáp nhập và hiện đang nằm trong khuôn viên của các xã mới. Tại các địa điểm lưu trữ tạm tài liệu luôn được quan tâm bố trí nhân sự bảo quản, bảo đảm an toàn tài liệu.

Đối với tài liệu của UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa trước sáp nhập được Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận và đã được UBND tỉnh đồng ý chủ trương cho phép tạm sử dụng 04 trụ sở tại phường Nha Trang và phường Tây Nha Trang để làm kho lưu trữ tập kết tài liệu và đang thực hiện các thủ tục sửa chữa trước khi đưa vào sử dụng. Đối với tài liệu của UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập, tỉnh đã chỉ đạo Sở Nội vụ phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu bố trí trụ sở để tập kết, bảo quản tập trung tài liệu.

1.2. Khó khăn, tồn tại, hạn chế

a) Về điều kiện tự nhiên

Khánh Hòa là một tỉnh thuộc vùng Nam Trung bộ có điều kiện tự nhiên tương đối thuận lợi nhưng do là tỉnh ven biển, gió biển mang hơi muối nên không phải là điều kiện tốt để bảo quản tài liệu lưu trữ.

b) Về cơ sở vật chất

Tài liệu cấp huyện của tỉnh Khánh Hòa trước sáp nhập được UBND tỉnh quan tâm, bố trí địa điểm làm kho lưu trữ tạm thời và đảm bảo đủ diện tích lưu trữ 16.049,2 mét tài liệu nhưng chưa tập kết được tài liệu do đang trong giai đoạn dự trù kinh phí để sửa chữa, trang bị các phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ như: giá kệ, hộp đựng tài liệu, hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy… để bảo quản an toàn tài liệu.

Tài liệu cấp huyện của tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập mặc dù đang được Sở Nội vụ khẩn trương phối hợp với các cơ quan liên quan khẩn trương rà soát, tham mưu UBND tỉnh bố trí địa điểm làm kho lưu trữ tạm thời nhưng do số lượng tài liệu rất lớn (9.018,4 mét) nên chưa tìm được địa điểm phù hợp để tham mưu theo quy định.

(Bảng tổng hợp số lượng tài liệu cấp huyện trước sáp nhập tại Phụ lục I kèm theo)

c) Về tình trạng vật lý của tài liệu

Tài liệu cấp huyện trước sáp nhập với số lượng lớn (25.067,6 mét) hiện đang lưu trữ được hình thành từ những năm 1975 đến trước tháng 7 năm 2025. Chất liệu giấy của tài liệu lưu trữ giai đoạn từ năm 1996 trở về trước hầu hết là giấy poluya mỏng, giấy màu đen, màu trắng ngà… Những tài liệu này hiện nay đã bị xuống cấp như chữ in, chữ viết tay trên giấy đã bị mờ, nhiều trang tài liệu không còn nguyên vẹn (bị rách, bị sờn mép,…) rất khó tra cứu. Thêm vào đó toàn bộ tài liệu đang lưu trữ trong Kho không được vệ sinh, xử lý khoa học để bảo quản nên có hiện tượng bị nấm mốc và bị côn trùng phá hoại.

Tất cả những nguyên nhân trên làm cho tài liệu cấp huyện trước sáp nhập đang lưu trữ ngày càng xuống cấp, giảm tuổi thọ và có nguy cơ bị hủy hoại, việc bảo quản tài liệu lưu trữ được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc. Thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì chỉ trong một thời gian không xa di sản lịch sử quý giá này sẽ bị hủy hoại theo thời gian và không phục chế được. Điều đó cho thấy rằng việc đề ra giải pháp chỉnh lý, số hóa tài liệu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập là rất cần thiết và cấp bách.

2. Về công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập

2.1. Kết quả đạt được

Công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập được Lưu trữ lịch sử tỉnh và các xã, phường có địa điểm tập kết tài liệu quan tâm, phối hợp thực hiện kể từ khi hoàn thành việc sáp nhập. Đã phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho cá nhân, cơ quan, tổ chức trên địa bàn.

Số lượt người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu được khai thác ngày càng nhiều hơn, hình thức khai thác chủ yếu là đọc tại Phòng đọc, sao và xác thực tài liệu lưu trữ.

2.2. Khó khăn, tồn tại, hạn chế

Công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu cấp huyện trước sáp nhập mất nhiều thời gian để tra tìm do đa số tài liệu chưa được chỉnh lý đang ở dạng tồn đọng được đóng vào các thùng, bao tải. Ngoài ra, tài liệu cấp huyện sau khi kết thúc hoạt động (gồm 15 huyện, thị xã, thành phố) đang được tập kết, bảo quản tạm thời tại trụ sở của các xã, phường và các địa điểm này cách xa trụ sở làm việc chính của Lưu trữ lịch sử tỉnh nên gặp khó khăn trong việc di chuyển để phục vụ khai thác tài liệu khi có yêu cầu khai thác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp các xã, phường khai thác tài liệu để giải quyết hồ sơ cho công dân nhưng không tra tìm được tài liệu do hồ sơ, tài liệu đóng vào thùng không đúng với nội dung được thống kê tại Danh mục hồ sơ, tài liệu đã bàn giao hoặc hồ sơ, tài liệu khi bàn giao chưa được lập danh mục (đối với một số huyện thuộc tỉnh Ninh Thuận trước sáp nhập).

3. Về hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

3.1. Kết quả đạt được

Hệ thống hạ tầng kỹ thuật CNTT được trang bị, đầu tư tương đối đầy đủ được lắp đặt tại Kho lưu trữ với số lượng thiết bị cụ thể như sau:

STT	Trang thiết bị	Số lượng
1	Máy chủ HP HPE ML110 Gen10	1 bộ
2	Hệ thống lưu trữ NAS READYNAS 214	1 bộ
3	Thiết bị chuyển mạch Smart Switch	1 bộ
4	Bản quyền Symantic cho Server SYMANTEC Endpoint Protection	1 bộ
5	Máy scan Kodak Alaris S2070	2 máy
6	Máy Scan Kodak Flatbed A3	2 máy
7	Máy vi tính Intel® Core i3	2 máy
8	Ổ cứng di động WD My passport 1Tb	2 cái
9	Tủ hồ sơ di động Hòa Phát - Kích thước : (WDH) :3.1002.1402.115	1 bộ
10	Phần mềm quản lý tài liệu số hóa	1 bộ

Phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng với các tính năng như sau: biên mục dữ liệu thông tin hồ sơ, tài liệu, đính kèm tệp tin; cho phép cập nhật, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu lưu trữ và cho phép chuyển đổi dữ liệu từ excel, phần mềm Lotus Notes (phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu cũ tại Kho) để gắn tệp tài liệu số hóa… đã giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu đã số hóa được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian (trung bình thời gian tìm kiếm 01 văn bản/hồ sơ trên phần mềm mất khoảng 03 đến 05 phút). Tuy nhiên, do được xây dựng từ năm 2016 nên phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ Nội vụ Quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Ngoài ra, chức năng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Lotus Notes do phần mềm hạn chế số lượng người thực hiện và phải đối khớp dữ liệu đã nhập trong Lotus Notes với dữ liệu số hóa trên phần mềm mới gắn được dữ liệu nên chỉ mới tạo lập được cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cho một số phông tài liệu do đó chưa thể phục vụ nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu công nghệ số hiện nay. Bên cạnh đó, phần mềm chưa có cổng thông tin để các cá nhân, đơn vị, tổ chức tra cứu và mượn trả tài liệu, cơ sở dữ liệu hiện có không liên thông được với các cơ sở dữ liệu điện tử của các cơ quan với nhau.

3.2. Khó khăn, tồn tại, hạn chế

Máy chủ hiện tại với dung lượng lưu trữ 2TB được đầu tư năm 2017 đã cũ, chỉ lưu trữ được khoảng 2.000 mét tài liệu số hóa không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu số hóa tài liệu trong thời gian tới (trên 25.000 mét) và không đảm bảo vận hành thông suốt, hiệu quả “Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và số hóa” khi được nghiệm thu đưa vào hoạt động chính thức vào năm 2026 nên phải cài đặt tạm tại Trung tâm dữ liệu tỉnh do Sở Khoa học và Công nghệ quản lý.

Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thực hiện đầu tư 02 máy quét văn bản chuyên dụng khổ A3 và 02 máy quét khổ A4 phục vụ công tác số hóa lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh; tuy nhiên các máy này được đầu tư từ năm 2018 nên chất lượng hình ảnh, file tài liệu số hóa hiện nay chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và không đảm bảo công suất để đảm bảo hoàn thành việc số hóa hồ sơ, tài liệu cấp huyện trong thời gian sớm nhất theo quy định của Trung ương, UBND tỉnh.

4. Thực trạng nhân lực tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay được duy trì với số lượng 10 biên chế, trong đó 09 nguời có trình độ đại học và 01 người trình độ cao đẳng. Hàng năm, đội ngũ này được quan tâm cử đi tham gia các lớp đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ qua đó kịp thời đáp ứng sự thay đổi công nghệ trong công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, với số lượng biên chế viên chức cố định mà tài liệu nộp lưu ngày càng tăng và diện tích kho hạn hẹp gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu nên đòi hỏi cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ qua việc số hóa để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng là vấn đề quan trọng và cấp bách.

II. MỤC TIÊU THỰC HIỆN

1. Mục tiêu chung

a) Chỉnh lý dứt điểm với trên 19.140,6 tài liệu tồn đọng, tích đống của cấp huyện trước sáp nhập để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ và lựa chọn được những tài liệu quan trọng thực hiện số hóa nhằm đẩy mạnh công tác chuyển đổi số.

b) Hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên phục vụ nhu cầu hàng ngày của người dân và nhu cầu thông tin quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo như các tài liệu về đất đai, nhà cửa, hộ tịch, tư pháp, chăm sóc sức khỏe, việc thực hiện thủ tục hành chính công...

c) Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tập trung và thống nhất, tạo điều kiện khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh và cung cấp tài liệu nhanh nhất đến với công chúng để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

d) Góp phần bảo quản, khai thác, sử dụng, giới thiệu và trưng bày tài liệu lưu trữ có hiệu quả; từng bước đưa hoạt động số hóa thành nội dung thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại; đảm bảo thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ chuyển đổi số trong hoạt động hành chính nhà nước, từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành cũng như cung cấp dịch vụ công lĩnh vực lưu trữ sau khi hoàn thành việc sáp nhập.

e) Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng.

2. Mục tiêu cụ thể

a) Trong thời gian từ năm 2026 đến năm 2028, hoàn thành việc chỉnh lý 19.140,6 mét tài liệu và thực hiện số hóa với khoảng 50% số mét tài liệu đã chỉnh lý của các phông tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp huyện trước sáp nhập hoạt động hiện đang lưu trữ, bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Lập mục lục các loại tài liệu: Được sử dụng rộng rãi, tài liệu các mức độ mật, tài liệu đưa ra số hóa nhằm quản lý khoa học và đảm bảo bí mật nhà nước.

c) Loại bỏ tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp, tiết kiệm diện tích kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản.

d) Lập các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

Phần III

NỘI DUNG, DỰ TOÁN KINH PHÍ VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Thành phần, khối lượng tài liệu thực hiện chỉnh lý, số hóa

- Thực hiện chỉnh lý toàn bộ 19.140,6 mét tài liệu nền giấy tồn đọng hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc 15 huyện, thị xã, thành phố (không bao gồm huyện đảo Trường Sa) trước sáp nhập đã bàn giao và được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thống kê, quản lý (khối lượng tài liệu cấp huyện trước sáp nhập dự kiến chỉnh lý tại Phụ lục I kèm theo).

- Thực hiện số hóa khoảng 8.552,7 mét tài liệu nền giấy, tương đương khoảng 42.763.500 trang (Cách quy đổi 01 mét giá được tính như sau: 01 mét giá = 8 x 625 = 5000 tờ tài liệu với mỗi tờ 01 trang; 1 mét giá tài liệu tương đương 7-8 hộp tài liệu; mỗi hộp tài liệu bình quân khoảng 625 tờ tài liệu) của các Phông tài liệu Ban quản lý dự án các công trình xây dựng, Trung tâm Phát triển Quỹ đất, Phòng Nông nghiệp và Môi trường, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp, Văn phòng HĐND&UBD cấp huyện trước sáp nhập đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc thường xuyên phục vụ nhu cầu hàng ngày của người dân và nhu cầu thông tin quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo như các tài liệu về đất đai, nhà cửa, hộ tịch, tư pháp, chăm sóc sức khỏe....

(Khối lượng tài liệu cấp huyện trước sáp nhập dự kiến chỉnh lý, số hóa cụ thể tại Phụ lục II, III, IV, V kèm theo).

2. Phương án triển khai thực hiện

Trên cơ sở tài liệu của cấp huyện trước sáp nhập đang lưu trữ, bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, Sở Nội vụ tiến hành chỉ định đơn vị sự nghiệp công có chức năng chỉnh lý, số hóa tài liệu hoặc đấu thầu, lựa chọn nhà thầu đủ năng lực, uy tín, chuyên môn để cung cấp dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu đáp ứng các yêu cầu như sau:

2.1 Hạng mục chỉnh lý tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập

- Khi chỉnh lý tài liệu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu của khối tài liệu cần thực hiện chỉnh lý để tránh tình trạng phải chỉnh lý bổ sung hoặc chỉnh lý không đầy đủ thành phần tài liệu.

- Không đưa ra chỉnh lý các loại sách, báo, tạp chí nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách nhà nước.

- Khi chỉnh lý tài liệu phải dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhất, không phân tán phông lưu trữ, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của các cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu, sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.

- Thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

- Quá trình thực hiện thi công gói thầu đáp ứng, tuân thủ theo các quy định về an toàn, an ninh, bảo mật trong các văn bản pháp luật liên quan.

2.2 Hạng mục số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện trước sáp nhập

- Không số hóa các tài liệu: có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý nhưng chưa được xử lý nghiệp vụ làm ảnh hưởng đến mực độ đầy đủ, chính xác nội dung thông tin; mật, tuyệt mật, tối mật chưa được giải mật hoặc chưa đến hạn giải mật.

- Khi số hóa phải bảo đảm chính xác, giống nguyên trạng về nội dung, bố cục so với tài liệu gốc.

- Tài liệu lưu trữ phải được chỉnh lý, phân loại, sắp xếp khoa học và tập hợp đầy đủ trước khi số hóa. Tiến hành số hóa gọn từng phông, khối tài liệu.

- Khi số hóa tài liệu phải thực hiện theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ Nội vụ; ký hiệu tệp tin số phải thống nhất, theo trình tự khoa học và nghiệp vụ lưu trữ, bảo đảm tính duy nhất, có khả năng tra cứu ngay khi được tạo lập.

- Tệp tin số phải được cập nhật thông tin, quản lý và phân quyền truy cập trong cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ theo các quy định hiện hành để bảo đảm an toàn, bảo mật và đáp ứng yêu cầu khai thác; được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; được sử dụng chữ ký số để chứng thực lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập.

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, phương tiện lưu trữ điện tử để bảo quản các tệp tin số; bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp, phải có giải pháp kỹ thuật cho sao lưu và phục hồi trong trường hợp gặp sự cố, thảm họa; bảo đảm an toàn, bảo mật, được kết nối trong mạng máy tính của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Chất lượng số hóa phải được đảm bảo bằng các biện pháp kỹ thuật, các tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

- Quá trình thực hiện thi công gói thầu đáp ứng, tuân thủ theo các quy định về an toàn, an ninh, bảo mật trong các văn bản pháp luật liên quan.

2.3 Hạng mục lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa

Theo Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”, Sở Nội vụ được giao ký kết hợp đồng xây dựng “Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử và số hóa” và hoàn thành đưa vào quản lý, vận hành trong năm 2026. Do đó, khi triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Đề án này sẽ cập nhật các trường thông tin, tệp tài liệu số hóa vào phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và số hóa được đầu tư xây dựng. Trong đó, yêu cầu kỹ thuật và thông tin hạ tầng phục vụ của phần mềm khi cài đặt đảm bảo theo hồ sơ Đề cương và dự toán chi tiết “Xây dựng Cổng thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và số hóa” đã được phê duyệt tại Quyết định số 176/QĐ-SNV ngày 09/7/2024 của Sở Nội vụ và ý kiến thẩm định phương án, giải pháp kỹ thuật, công nghệ của Sở Thông tin và Truyền thông (trước sáp nhập) tại Báo cáo số 2062/BC-STTTT ngày 28/6/2024.

II. THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

1. Giai đoạn 1: (Từ tháng 10/2025 đến tháng 01/2026)

- Tiến hành kiểm kê, lựa chọn các phông tài liệu cấp huyện đã được chỉnh lý trước sáp nhập, thường xuyên phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu... để đưa ra số hóa trong giai đoạn 2, 3 với số lượng 4.460,3 mét tương đương 22.301.500 trang văn bản (giai đoạn 2 số hóa 2.133,3 mét tương đương 10.666.500 trang; giai đoạn 3 số hóa 2.327 mét tương đương 11.635.000 trang) tại Phụ lục II, IV kèm theo.

- Thống kê toàn bộ tài liệu cấp huyện chưa chỉnh lý với số lượng 19.140,6 mét tại Phụ lục III, VI kèm theo và hoàn thiện công tác chuẩn bị để đưa tài liệu ra chỉnh lý đúng quy định về nghiệp vụ lưu trữ.

- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu cho giai đoạn 2, trong đó xác định kinh phí, thời gian, thứ tự ưu tiên thực hiện.

2. Giai đoạn 2: (Từ tháng 02/2026 đến tháng 12/2026)

- Thực hiện số hóa 2.133,3 mét tương đương 10.666.500 trang văn bản tại Phụ lục II kèm theo.

- Thực hiện chỉnh lý theo lộ trình tổng cộng 6.330,3 mét tài liệu của các phông tài liệu cấp huyện (tại Phụ lục III kèm theo). Hồ sơ, tài liệu sau khi đã được chỉnh lý sắp xếp khoa học, hoàn chỉnh tiến hành thống kê, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc hồ sơ, tài liệu thường xuyên phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng như các tài liệu về lĩnh vực đất đai, tư pháp - hộ tịch, đầu tư xây dựng,... thuộc các Phông tài liệu của Ban quản lý dự án các công trình xây dựng, Trung tâm Phát triển Quỹ đất, Phòng Nông nghiệp và Môi trường, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp, Văn phòng HĐND&UBND để ưu tiên số hóa trong giai đoạn 4 nhằm đảm bảo kịp thời phục vụ nhu cầu khai thác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu cho giai đoạn 3, trong đó xác định thời gian, thứ tự ưu tiên chỉnh lý.

3. Giai đoạn 3: (từ tháng 01/2027 đến tháng 12/2027)

- Thực hiện chỉnh lý theo lộ trình tổng cộng 6.933,9 mét tài liệu của phông tài liệu cấp huyện theo Phụ lục III kèm theo.

- Thực hiện số hóa theo lộ trình giai đoạn 3 số hóa khoảng 2.327 mét tương đương 11.635.000 trang văn bản tại Phụ lục IV kèm theo.

- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu cho giai đoạn 4, trong đó xác định thời gian, thứ tự ưu tiên chỉnh lý.

4. Giai đoạn 4: (từ tháng 01/2028 đến tháng 12/2028)

- Thực hiện chỉnh lý theo lộ trình tổng cộng 5.876,4 mét tài liệu của phông tài liệu cấp huyện theo Phụ lục III kèm theo.

- Thực hiện số hóa theo lộ trình khoảng 4.092,35 mét tương đương 20.461.750 trang văn bản tại Phụ lục V kèm theo.

- Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện gửi UBND tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.

III. DỰ TOÁN, TIẾN ĐỘ CẤP KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Cơ sở pháp lý

- Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 57/2024/QH15, Luật số 90/2025/QH15;

- Nghị định số 214/2025/NĐ-CP ngày 04/08/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy;

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

2. Dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu

Tổng kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu là 190.865.438.015 đồng (Bằng chữ: Một trăm chín mươi tỷ tám trăm sáu mươi lăm triệu bốn trăm ba mươi tám ngàn không trăm mười lăm đồng) trong đó:

- Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2026 là 63.091.486.063 đồng (Bằng chữ: Sau mươi ba tỷ chín mươi mốt triệu bốn trăm tám mươi sáu ngàn không trăm sáu mươi ba đồng).

- Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2027 là 69.363.644.869 đồng (Bằng chữ: Sáu mươi chín tỷ ba trăm sáu mươi ba triệu sáu trăm bốn mươi bốn ngàn tám trăm sáu mươi chín đồng).

- Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2028 là 58.410.307.083 đồng (Bằng chữ: Năm mươi tám tỷ bốn trăm mười triệu ba trăm lẻ bảy ngàn không trăm tám mươi ba đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục III, VI kèm theo)

3. Dự toán kinh phí thực hiện số hóa

Tổng kinh phí để thực hiện số hóa tài liệu khoảng 235.896.539.302 đồng (Bằng chữ: Hai trăm ba mươi lăm tỷ tám trăm chín mươi sáu triệu năm trăm ba mươi chín nghìn ba trăm lẻ hai đồng) trong đó:

- Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu năm 2026 khoảng 58.856.698.419 đồng (Bằng chữ: Năm mươi tám tỷ tám trăm năm mươi sáu triệu sáu trăm chín mươi tám ngàn bốn trăm mười chín đồng).

- Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu năm 2027 khoảng 64.139.137.983 đồng (Bằng chữ: Sáu mươi tư tỷ một trăm ba mươi chín triệu một trăm ba mươi bảy ngàn chín trăm tám mươi ba đồng).

- Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu năm 2028 khoảng 112.900.702.900 đồng (Bằng chữ: Một trăm mười hai tỷ chín trăm triệu bảy trăm lẻ hai ngàn chín trăm đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục II, IV, V, VII, VIII, IX, X kèm theo)

4. Nguồn kinh phí thực hiện

Tổng kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa theo Đề án là 426.761.977.317 đồng (Bằng chữ: Bốn trăm hai mươi sáu tỷ bảy trăm sáu mươi mốt triệu chín trăm bảy mươi bảy ngàn ba trăm mười bảy đồng), trong đó năm 2026 là 121.948.184.482 đồng, năm 2027 là 133.502.782.852 đồng, năm 2028 là 171.311.009.983 đồng. Nguồn kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý, số hóa gồm:

- Đề xuất ngân sách Trung ương hỗ trợ 50% tổng kinh phí dự kiến thực hiện chỉnh lý và số hóa, kịp thời báo cáo Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính tổng hợp, xem xét, hỗ trợ.

- Ngân sách tỉnh, ngân sách địa phương (dự phòng, quỹ dự trữ tài chính,…) và các nguồn vốn hợp pháp khác.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Phối hợp với Sở Tài chính triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo quy định hiện hành.

b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Tiến hành lựa chọn, thống kê một số phông tài liệu của cấp huyện đã chỉnh lý có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc thường xuyên được sử dụng để phục vụ tổ chức, công dân (tài liệu về đất đai, tư pháp – hộ tịch, thủ tục hành chính công...) để ưu tiên thực hiện số hóa theo giai đoạn;

- Tham mưu xây dựng các kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu theo lộ trình và mức độ ưu tiên để trình UBND tỉnh phê duyệt hàng năm. Trong đó, kế hoạch chỉnh lý, số hóa tài liệu bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu để lựa chọn đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công thực hiện có năng lực thực hiện nhiệm vụ theo quy định;

- Theo dõi, giám sát hoạt động chỉnh lý, số hóa tài liệu của cấp huyện theo đúng quy định về nghiệp vụ lưu trữ.

c) Hàng năm, xây dựng, xác định kinh phí thực hiện trong năm để chỉnh lý, số hóa theo lộ trình (vào thời điểm xây dựng dự toán), gửi Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua.

d) Lựa chọn đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công trong lĩnh vực lưu trữ để thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu thông qua đấu thầu, bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về đấu thầu, đồng thời lựa chọn đơn vị có đủ năng lực, uy tín và chuyên môn để chỉnh lý, số hóa tài liệu.

e) Kịp thời phối hợp Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính tổng hợp, xem xét hỗ trợ kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ cho tỉnh Khánh Hòa theo nội dung tại điểm c Khoản 1 và điểm b Khoản 2 Công văn số 10911/BTC-NSNN ngày 18/7/2025 của Bộ Tài chính.

g) Trong trường hợp có hướng dẫn mới của Trung ương, cơ quan quản lý chuyên ngành cấp trên liên quan đến các nội dung thực hiện (kinh phí, thời gian, số lượng,…) hoặc phát sinh chi phí (nếu có), kịp thời phối hợp với các cơ quan liên quan chủ động tham mưu điều chỉnh nội dung trong kế hoạch chỉnh lý, số hóa theo từng giai đoạn trình UBND tỉnh phê duyệt đảm bảo kịp tiến độ.

h) Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ ban hành Quy trình kỹ thuật liên ngành về kết nối, phân quyền, an toàn thông tin và khai thác dữ liệu số hóa; chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh định kỳ rà soát, đánh giá hiệu quả nhằm bảo đảm dữ liệu lưu trữ được quản lý tập trung, an toàn, thống nhất trong toàn tỉnh.

i) Phối hợp các cơ quan liên quan tham mưu triển khai cài đặt phần mềm quản lý kho lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giao đảm bảo việc lưu trữ và vận hành thông suốt hiệu quả.

k) Trong quá trình triển khai nếu có phát sinh, vướng mắc kịp thời tổng hợp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

2. Sở Tài chính

a) Căn cứ Đề án được phê duyệt, Sở Tài chính phối hợp Sở Nội vụ tham mưu cấp có thẩm quyền bổ sung kinh phí thực hiện Đề án trong khả năng cân đối ngân sách tỉnh.

b) Tham mưu thẩm định trình cấp có thẩm quyền bổ sung kinh phí đầu tư hoặc thuê dịch vụ công nghệ thông tin để mở rộng, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật (lưu trữ, sao lưu, dự phòng) phục vụ triển khai Đề án khi có đề xuất.

3. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Trên cơ sở các thông tin kỹ thuật cần đáp ứng để vận hành hiệu quả việc triển khai Đề án, Sở Khoa học và Công nghệ đánh giá khả năng đáp ứng của hạ tầng Trung tâm Dữ liệu tỉnh. Trong trường hợp đánh giá cho thấy hạ tầng hiện hữu chưa đáp ứng yêu cầu vận hành trong trong thời gian tới, phối hợp Sở Nội vụ, báo cáo UBND tỉnh xem xét bổ sung kinh phí đầu tư hoặc thuê dịch vụ công nghệ thông tin để mở rộng, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật (lưu trữ, sao lưu, dự phòng) phục vụ triển khai Đề án đảm bảo nguyên tắc đủ năng lực lưu trữ dữ liệu gốc, metadata/OCR, sao lưu nhiều lớp và dự phòng DR… phù hợp với quy mô dữ liệu số hóa của Đề án và của tỉnh và phương án kỹ thuật của phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, thiết lập cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số tại Trung tâm dữ liệu tỉnh, nhằm phục vụ lưu trữ cơ sở dữ liệu số hóa và khai thác, sử dụng, bảo mật theo quy định./.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 177/QĐ-UBND	Khánh Hòa, ngày 19 tháng 01 năm 2026