Công văn 5435/CT-NVT năm 2025 tuyên truyền, hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay chi tiết cho cá nhân do Cục Thuế ban hành

Nhằm tạo điều kiện, hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, tăng cường tính minh bạch trong quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hạn chế sai sót trong công tác theo dõi, quản lý nghĩa vụ thuế và tự động hóa quy trình quyết toán thuế, hoàn thuế TNCN; ngăn chặn các hành vi trốn, tránh thuế. Ngày 25/02/2025, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) đã ban hành Công văn số 828/TCT-KK về việc triển khai cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Theo đó, Cục Thuế đã nâng cấp ứng dụng HTKK, TMS, Cổng thông tin điện tử Etax để hỗ trợ NNT lập/nộp Danh sách chi tiết kèm Giấy nộp tiền, ban hành quy trình hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin kèm công văn triển khai. Tuy nhiên, đến nay công tác tổ chức triển khai của một số cơ quan thuế còn chưa hiệu quả, việc tuyên truyền, hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin còn chưa đầy đủ (Chi tiết tình hình cung cấp/thu thập thông tin theo từng cơ quan Thuế tỉnh/thành phố theo phụ lục 2 đính kèm).

Căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14; hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK và trên cơ sở dữ liệu ứng dụng quản lý thuế tập trung về tình hình cung cấp thông tin sổ thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Cục Thuế đề nghị các Thuế tỉnh, thành phố, Chi Cục trưởng Chi cục Thuê doanh nghiệp lớn, Chi Cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử quản lý Tổ chức chi trả thu nhập triển khai thực hiện:

1. Tiếp tục tuyên truyền, hướng dẫn các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện cung cấp thông tin theo hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK nêu trên (Các tình huống thường gặp theo Phụ lục 1 đính kèm).

2. Triển khai các giải pháp quản lý thuế theo thẩm quyền để đôn đốc tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: phân công cán bộ định kỳ hàng tháng thực hiện tra cứu Báo cáo theo dõi tình hình cung cấp thông tin số thuế TNCN theo chứng từ (chức năng 8. 9. 1.16 )/Báo cáo chi tiết/rà soát danh sách chứng từ phải cung cấp thông tin thuộc kỳ thuế năm 2025 có trạng thái cung cấp thông tin “01 - NNT phải cung cấp thông tin và chưa cung cấp” để thực hiện đôn đốc các tổ chức chi trả thu nhập do Cơ quan thuế trực tiếp quản lý chưa cung cấp thông tin.

3. Nắm bắt, xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh (nếu có), trường hợp cần thiết báo cáo Cục Thuế để được hỗ trợ, xử lý kịp thời.

- Đầu mối hỗ trợ nghiệp vụ: số điện thoại (0243.9719.472 máy lẻ 7092); địa chỉ thư điện tử (ntha02@gdt-gov.vn)

- Đầu mối hỗ trợ ứng dụng: số điện thoại (0243.7689.679 máy lẻ 2180); địa chỉ thư điện tử (nhomhttdt@gdt.gov.vn)

Cục Thuế thông báo để các đơn vị được biết và triển khai thực hiện./.

Phụ lục 1

CÁC TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP KHI CUNG CẤP THÔNG TIN “DS CHI TIẾT SỐ TIỀN NỘP THUẾ TNCN ĐÃ NỘP THAY”
(Kèm theo Công văn số 5435/CT-NVT ngày 21/11/2025 của Cục Thuế)

1. Câu hỏi: Công văn 828/TCT-KK doanh nghiệp thực hiện cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ thời gian nào? Đối với các kỳ năm 2024, doanh nghiệp có phải cung cấp lại danh sách không?

Trả lời: Doanh nghiệp cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ kỳ tháng 1/2025, quý I/2025 trở đi.

2. Câu hỏi: Doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp có cần lập/gửi “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?

Trả lời: Doanh nghiệp không phát sinh số phải nộp thì không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”.

3. Câu hỏi: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” doanh nghiệp cung cấp theo từng kỳ tháng/quý hay theo kỳ quyết toán?

Trả lời: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” cung cấp chi tiết số tiền đã nộp cho từng cá nhân tương ứng với số thuế đã nộp theo chứng từ nộp NSNN của từng kỳ tháng/quý/năm.

4. Câu hỏi: Doanh nghiệp có chi trả phụ cấp HĐTV cho một số người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, những người này không có Mã số thuế TNCN nên không kê khai được tại phần mềm HTKK?

Trả lời: Căn cứ quy định của Điều 30 Luật Quản lý thuế “Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà trước... ”. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế thay cho cá nhân có phát sinh thu nhập hoặc hướng dẫn cá nhân có thu nhập thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp MST.

5. Câu hỏi: Doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc, trên Etax của doanh nghiệp không có chức năng “Nộp thuế” để tra cứu chứng từ và nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?

Trả lời: Doanh nghiệp thực hiện đăng nhập hệ thống thuế điện từ bằng tài khoản giao dịch đã được cấp, chọn bổ sung thông tin đăng ký nộp thuế điện tử để thực hiện tra cứu chứng từ (nếu có) và đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NS.

Trường hợp không tra cứu ra chứng từ để đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” thì doanh nghiệp thực hiện nộp tại tab “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML” tại chức năng Nộp thuế.

6. Câu hỏi: Trường hợp doanh nghiệp có số nộp thừa theo quyết toán (cá nhân thừa, cá nhân thiếu) thì điền vào “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”như thế nào?

Nhằm tạo điều kiện, hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, tăng cường tính minh bạch trong quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hạn chế sai sót trong công tác theo dõi, quản lý nghĩa vụ thuế và tự động hóa quy trình quyết toán thuế, hoàn thuế TNCN; ngăn chặn các hành vi trốn, tránh thuế. Ngày 25/02/2025, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) đã ban hành Công văn số 828/TCT-KK về việc triển khai cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Theo đó, Cục Thuế đã nâng cấp ứng dụng HTKK, TMS, Cổng thông tin điện tử Etax để hỗ trợ NNT lập/nộp Danh sách chi tiết kèm Giấy nộp tiền, ban hành quy trình hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin kèm công văn triển khai. Tuy nhiên, đến nay công tác tổ chức triển khai của một số cơ quan thuế còn chưa hiệu quả, việc tuyên truyền, hướng dẫn Tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin còn chưa đầy đủ (Chi tiết tình hình cung cấp/thu thập thông tin theo từng cơ quan Thuế tỉnh/thành phố theo phụ lục 2 đính kèm).

Căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14; hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK và trên cơ sở dữ liệu ứng dụng quản lý thuế tập trung về tình hình cung cấp thông tin sổ thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Cục Thuế đề nghị các Thuế tỉnh, thành phố, Chi Cục trưởng Chi cục Thuê doanh nghiệp lớn, Chi Cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử quản lý Tổ chức chi trả thu nhập triển khai thực hiện:

1. Tiếp tục tuyên truyền, hướng dẫn các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện cung cấp thông tin theo hướng dẫn tại Công văn số 828/TCT-KK nêu trên (Các tình huống thường gặp theo Phụ lục 1 đính kèm).

2. Triển khai các giải pháp quản lý thuế theo thẩm quyền để đôn đốc tổ chức chi trả thu nhập cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: phân công cán bộ định kỳ hàng tháng thực hiện tra cứu Báo cáo theo dõi tình hình cung cấp thông tin số thuế TNCN theo chứng từ (chức năng 8. 9. 1.16 )/Báo cáo chi tiết/rà soát danh sách chứng từ phải cung cấp thông tin thuộc kỳ thuế năm 2025 có trạng thái cung cấp thông tin “01 - NNT phải cung cấp thông tin và chưa cung cấp” để thực hiện đôn đốc các tổ chức chi trả thu nhập do Cơ quan thuế trực tiếp quản lý chưa cung cấp thông tin.

3. Nắm bắt, xử lý kịp thời các vướng mắc phát sinh (nếu có), trường hợp cần thiết báo cáo Cục Thuế để được hỗ trợ, xử lý kịp thời.

- Đầu mối hỗ trợ nghiệp vụ: số điện thoại (0243.9719.472 máy lẻ 7092); địa chỉ thư điện tử (ntha02@gdt-gov.vn)

- Đầu mối hỗ trợ ứng dụng: số điện thoại (0243.7689.679 máy lẻ 2180); địa chỉ thư điện tử (nhomhttdt@gdt.gov.vn)

Cục Thuế thông báo để các đơn vị được biết và triển khai thực hiện./.

Phụ lục 1

CÁC TÌNH HUỐNG THƯỜNG GẶP KHI CUNG CẤP THÔNG TIN “DS CHI TIẾT SỐ TIỀN NỘP THUẾ TNCN ĐÃ NỘP THAY”
(Kèm theo Công văn số 5435/CT-NVT ngày 21/11/2025 của Cục Thuế)

1. Câu hỏi: Công văn 828/TCT-KK doanh nghiệp thực hiện cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ thời gian nào? Đối với các kỳ năm 2024, doanh nghiệp có phải cung cấp lại danh sách không?

Trả lời: Doanh nghiệp cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” từ kỳ tháng 1/2025, quý I/2025 trở đi.

2. Câu hỏi: Doanh nghiệp không phát sinh số thuế phải nộp có cần lập/gửi “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?

Trả lời: Doanh nghiệp không phát sinh số phải nộp thì không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”.

3. Câu hỏi: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” doanh nghiệp cung cấp theo từng kỳ tháng/quý hay theo kỳ quyết toán?

Trả lời: “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” cung cấp chi tiết số tiền đã nộp cho từng cá nhân tương ứng với số thuế đã nộp theo chứng từ nộp NSNN của từng kỳ tháng/quý/năm.

4. Câu hỏi: Doanh nghiệp có chi trả phụ cấp HĐTV cho một số người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, những người này không có Mã số thuế TNCN nên không kê khai được tại phần mềm HTKK?

Trả lời: Căn cứ quy định của Điều 30 Luật Quản lý thuế “Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà trước... ”. Theo đó, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thuế thay cho cá nhân có phát sinh thu nhập hoặc hướng dẫn cá nhân có thu nhập thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp MST.

5. Câu hỏi: Doanh nghiệp nộp thuế qua Kho bạc, trên Etax của doanh nghiệp không có chức năng “Nộp thuế” để tra cứu chứng từ và nộp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”?

Trả lời: Doanh nghiệp thực hiện đăng nhập hệ thống thuế điện từ bằng tài khoản giao dịch đã được cấp, chọn bổ sung thông tin đăng ký nộp thuế điện tử để thực hiện tra cứu chứng từ (nếu có) và đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NS.

Trường hợp không tra cứu ra chứng từ để đính kèm “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” thì doanh nghiệp thực hiện nộp tại tab “Nộp DS chi tiết thuế TNCN XML” tại chức năng Nộp thuế.

6. Câu hỏi: Trường hợp doanh nghiệp có số nộp thừa theo quyết toán (cá nhân thừa, cá nhân thiếu) thì điền vào “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay”như thế nào?

Theo quyết toán thuế TNCN năm 2024 doanh nghiệp có số nộp thừa, kỳ tiếp theo doanh nghiệp sử dụng số thừa này để bù trừ với số phải nộp và không phát sinh chứng từ nộp NSNN, doanh nghiệp có phải cung cấp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay theo Công văn 828/TCT-KK không?

Trả lời: Cục Thuế gửi 02 ví dụ minh họa để CQT tham khảo hướng dẫn NNT thực hiện.

6.1. Ví Dụ 1: Quyết toán TTNCN năm 2024, Công ty phát sinh số tiền thuế nộp thừa là 10 triệu đồng; kỳ Tháng 1/2025, công ty phát sinh số tiền thuế phải nộp là 4 triệu đồng, Công ty bù trừ với số thừa kỳ trước => Công ty không phải cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” do không có chứng từ nộp thuế.

Tháng 2/2025, phát sinh số thuế phải nộp là 9 triệu đồng => Tháng 2, Công ty bù trừ 6 triệu thừa kỳ trước và thực hiện nộp NSNN 3 triệu đồng, thì Công ty cung cấp “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” (bao gồm cả số phát sinh phải nộp của tháng 1 (4 triệu đồng) chưa lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” do không có chứng từ nộp thuế).

Chi tiết số liệu kê khai của Công ty:

=> Công ty Lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NSNN kỳ tháng 2/2025 như sau:

6.2. Ví Dụ 2: Công ty có số nộp thừa sau quyết toán năm 2024 và đề nghị bù trừ vào kỳ tháng 3/2025 là 4.500.000 đ; Kỳ tháng 3/2025 có phát sinh phải nộp là 6.100.000đ và tổng số thuế đã nộp trên chứng từ tháng 3/2025 sau khi bù trừ là 1.600.000 đ.

Chi tiết số liệu kê khai của Công ty:

=> Công ty Lập “DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay” theo chứng từ nộp NSNN kỳ tháng 3/2025 như sau:

Việc bù trừ số đã nộp thừa, số phải nộp của các cá nhân, Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện theo quy định tại điểm a.3 Điều 25 Thông tư 80/2021/TT-BTC; doanh nghiệp chủ động xác định số nộp thừa được bù trừ giữa các cá nhân.

Lưu ý:

(1) Tổng cộng cột [5] trên Danh sách chi tiết bằng số tiền trên chứng từ nộp thuế;

(2) Tổng cột [6] trên Danh sách chi tiết bằng số đã bù trừ;

(3) Tổng cột [5]+[6] trên Danh sách chi tiết của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó.

Trường hợp Công ty có sử dụng số nộp thừa kỳ trước bù trừ với số phải nộp kỳ này thì Tổ chức tự xác định số tiền nộp NSNN tại cột [5] và số nộp thừa kỳ trước được bù trừ đối với từng cá nhân tại cột [6] trên Danh sách chi tiết => đảm bảo cột [5] + [6] trên Danh sách chi tiết của từng cá nhân bằng tổng số thuế đã nộp cho cá nhân đó và đảm bảo nguyên tắc (1) và (2) nêu trên./.

Phụ lục 2

TÌNH HÌNH CUNG CẤP THÔNG TIN SỐ THUẾ TNCN NỘP THAY CỦA TỔ CHỨC CHI TRẢ THU NHẬP
(Kèm theo Công văn số 5435/CT-NVT ngày 21/11/2025 của Cục Thuế)

Ghi chú: Dữ liệu đến ngày 20/10/2025: Số lượng chứng từ nộp thuế TNCN trong năm 2025 phải cung cấp thông tin "lấy dữ liệu có ngày ghi số thuộc năm 2025", chưa loại trừ được các chứng từ của kỳ tháng 12/2024, quý 4/2024