Chỉ thị 07/CT-UBND năm 2025 tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới trên địa bàn tỉnh Quảng Trị

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG TÌNH HÌNH MỚI TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2024; các Nghị định của Chính phủ: số 30/2020/NĐ- CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư; số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; để tăng cường và kịp thời chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật trong tình hình mới trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương; các hội quần chúng cấp tỉnh do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ; Chủ tịch UBND các xã, phường, đặc khu (viết tắt là các cơ quan, đơn vị, địa phương)

a) Chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các quy định hiện hành của pháp luật, văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND tỉnh, hướng dẫn nghiệp vụ ngành của cơ quan chuyên môn đến các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (viết tắt là cá nhân) nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.

b) Chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hằng năm; Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan hằng năm; Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ,…

c) Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ theo vị trí việc làm; trường hợp đã bố trí nhưng chuyên ngành đào tạo chưa phù hợp với vị trí việc làm cần có kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn. Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách (nếu có) đối với người làm công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định của pháp luật. Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.

d) Bảo đảm quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, sao văn bản, soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

đ) Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; thực hiện nghiêm quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong đó chú trọng việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (viết tắt là Hệ thống QLVBĐH); tập trung chỉ đạo thực hiện số hoá và lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ để số hóa đúng quy định; xác định mục đích số hóa đáp ứng yêu cầu sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bảo đảm nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

e) Thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị, lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định. Bảo đảm đến năm 2030 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 đối với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, đến năm 2035 đối với tài liệu của UBND cấp xã và tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định.

g) Chỉ đạo thực hiện việc rà soát, xác định tài liệu hết thời hạn lưu trữ và tài liệu loại ra sau chỉnh lý để lập hồ sơ đề nghị thẩm định, hủy tài liệu theo thẩm quyền; thực hiện đúng quy định việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị tại Chương VII Thông tư số 05/2025/TT-BNV và tài liệu khác tại Chương III Thông tư số 06/2025/TT-BNV; hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

h) Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu; bảo vệ bí mật nhà nước, bảo đảm an toàn thông tin tài liệu, dữ liệu; không làm hỏng, thất lạc hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu. Thực hiện nghiêm việc bàn giao tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu theo quy định cho cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại; thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính; tổ chức lại doanh nghiệp.

i) Rà soát hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương để xây dựng, cải tạo, bố trí phòng, kho lưu trữ; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ; định kỳ vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ lưu trữ và công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống thiên tai để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu lưu trữ.

k) Tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành bằng hình thức phù hợp theo quy định của Luật lưu trữ. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

l) Tổ chức tự rà soát, kiểm tra, hướng dẫn, đánh giá tất cả các nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý để kịp thời khắc phục, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế thiếu sót trong quá trình thực hiện; đồng thời đưa việc chấp hành pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt là lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành) thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá thi đua hàng năm của từng cá nhân trong cơ quan, đơn vị, địa phương.

m) Các cơ quan, đơn vị, địa phương khi sử dụng dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ; quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ; cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 12 của năm báo cáo.

n) Hàng năm, căn cứ quy định, chế độ, chính sách lập dự toán, bố trí kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 60 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

o) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất và chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ

a) Kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ hoặc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

b) Tăng cường thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung công tác tuyên truyền, giải đáp các vướng mắc, khó khăn khi thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ trong thực tiễn.

c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới về văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị, địa phương; phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tập huấn các nội dung về quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ trên Hệ thống QLVBĐH và nghiệp vụ lưu trữ.

d) Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó chú trọng kiểm tra việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, chỉnh lý, số hóa tài liệu và sử dụng các hoạt động dịch vụ lưu trữ; xây dựng kế hoạch kiểm tra bảo đảm tối thiểu 10% cơ quan, đơn vị, địa phương được kiểm tra, hướng dẫn hằng năm.

đ) Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan có liên quan tham mưu UBND tỉnh xây dựng, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm Kho lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử tỉnh, kết nối với Hệ thống QLVBĐH để thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử lưu trữ vĩnh viễn từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo đảm các yêu cầu, quy mô, hạ tầng kỹ thuật đáp ứng việc quản lý và lưu trữ tài liệu số của các cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, công nghệ thông tin, an toàn thông tin, viễn thông và pháp luật khác có liên quan.

e) Chỉ đạo tổ chức thực hiện các hoạt động thu thập, xác định giá trị, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; lập kế hoạch, đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu tồn đọng cấp huyện (cũ) và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ bảo quản tài liệu đối với các phông lưu trữ có tình trạng vật lý yếu, có nguy cơ bị hư hỏng.

g) Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương và báo cáo UBND tỉnh tình hình, kết quả thực hiện Chỉ thị này.

3. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan rà soát, tham mưu phát triển, nâng cấp, bổ sung, hoàn thiện các yêu cầu chức năng của Hệ thống QLVBĐH đáp ứng quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ điện tử và nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống QLVBĐH; hoàn thiện, bổ sung hạ tầng kỹ thuật, các yêu cầu chức năng của hệ thống và giải pháp công nghệ để triển khai, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG TÌNH HÌNH MỚI TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG TRỊ

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2024; các Nghị định của Chính phủ: số 30/2020/NĐ- CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư; số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; các Thông tư của Bộ trưởng Bộ Nội vụ: số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; số 06/2025/TT-BNV ngày 15 tháng 5 năm 2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; để tăng cường và kịp thời chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật trong tình hình mới trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương; các hội quần chúng cấp tỉnh do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ; Chủ tịch UBND các xã, phường, đặc khu (viết tắt là các cơ quan, đơn vị, địa phương)

a) Chịu trách nhiệm người đứng đầu trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các quy định hiện hành của pháp luật, văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND tỉnh, hướng dẫn nghiệp vụ ngành của cơ quan chuyên môn đến các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (viết tắt là cá nhân) nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.

b) Chủ động rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hằng năm; Danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan hằng năm; Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ,…

c) Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ theo vị trí việc làm; trường hợp đã bố trí nhưng chuyên ngành đào tạo chưa phù hợp với vị trí việc làm cần có kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn. Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách (nếu có) đối với người làm công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định của pháp luật. Tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.

d) Bảo đảm quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, sao văn bản, soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

đ) Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; thực hiện nghiêm quy trình nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong đó chú trọng việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (viết tắt là Hệ thống QLVBĐH); tập trung chỉ đạo thực hiện số hoá và lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ để số hóa đúng quy định; xác định mục đích số hóa đáp ứng yêu cầu sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bảo đảm nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo Thông tư số 05/2025/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

e) Thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị, lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định. Bảo đảm đến năm 2030 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu hình thành trước ngày 01/7/2025 đối với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, đến năm 2035 đối với tài liệu của UBND cấp xã và tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định.

g) Chỉ đạo thực hiện việc rà soát, xác định tài liệu hết thời hạn lưu trữ và tài liệu loại ra sau chỉnh lý để lập hồ sơ đề nghị thẩm định, hủy tài liệu theo thẩm quyền; thực hiện đúng quy định việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị tại Chương VII Thông tư số 05/2025/TT-BNV và tài liệu khác tại Chương III Thông tư số 06/2025/TT-BNV; hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

h) Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, huỷ trái phép tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu; bảo vệ bí mật nhà nước, bảo đảm an toàn thông tin tài liệu, dữ liệu; không làm hỏng, thất lạc hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu. Thực hiện nghiêm việc bàn giao tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu theo quy định cho cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại; thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính; tổ chức lại doanh nghiệp.

i) Rà soát hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương để xây dựng, cải tạo, bố trí phòng, kho lưu trữ; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ; định kỳ vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ lưu trữ và công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống thiên tai để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu lưu trữ.

k) Tổ chức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành bằng hình thức phù hợp theo quy định của Luật lưu trữ. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

l) Tổ chức tự rà soát, kiểm tra, hướng dẫn, đánh giá tất cả các nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý để kịp thời khắc phục, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế thiếu sót trong quá trình thực hiện; đồng thời đưa việc chấp hành pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt là lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành) thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá thi đua hàng năm của từng cá nhân trong cơ quan, đơn vị, địa phương.

m) Các cơ quan, đơn vị, địa phương khi sử dụng dịch vụ lưu trữ chịu trách nhiệm lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ; quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ; cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho Sở Nội vụ trước ngày 15 tháng 12 của năm báo cáo.

n) Hàng năm, căn cứ quy định, chế độ, chính sách lập dự toán, bố trí kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 60 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

o) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất và chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Sở Nội vụ

a) Kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản quy định, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ hoặc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

b) Tăng cường thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung công tác tuyên truyền, giải đáp các vướng mắc, khó khăn khi thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ trong thực tiễn.

c) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới về văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị, địa phương; phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tập huấn các nội dung về quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ trên Hệ thống QLVBĐH và nghiệp vụ lưu trữ.

d) Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó chú trọng kiểm tra việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, chỉnh lý, số hóa tài liệu và sử dụng các hoạt động dịch vụ lưu trữ; xây dựng kế hoạch kiểm tra bảo đảm tối thiểu 10% cơ quan, đơn vị, địa phương được kiểm tra, hướng dẫn hằng năm.

đ) Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan có liên quan tham mưu UBND tỉnh xây dựng, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm Kho lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử tỉnh, kết nối với Hệ thống QLVBĐH để thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử lưu trữ vĩnh viễn từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo đảm các yêu cầu, quy mô, hạ tầng kỹ thuật đáp ứng việc quản lý và lưu trữ tài liệu số của các cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, công nghệ thông tin, an toàn thông tin, viễn thông và pháp luật khác có liên quan.

e) Chỉ đạo tổ chức thực hiện các hoạt động thu thập, xác định giá trị, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; lập kế hoạch, đề án chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu tồn đọng cấp huyện (cũ) và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ bảo quản tài liệu đối với các phông lưu trữ có tình trạng vật lý yếu, có nguy cơ bị hư hỏng.

g) Theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương và báo cáo UBND tỉnh tình hình, kết quả thực hiện Chỉ thị này.

3. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan rà soát, tham mưu phát triển, nâng cấp, bổ sung, hoàn thiện các yêu cầu chức năng của Hệ thống QLVBĐH đáp ứng quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, lập hồ sơ điện tử và nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ hiện hành trên Hệ thống QLVBĐH; hoàn thiện, bổ sung hạ tầng kỹ thuật, các yêu cầu chức năng của hệ thống và giải pháp công nghệ để triển khai, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số theo quy định.

b) Bảo đảm việc kết nối và chia sẻ dữ liệu số giữa Hệ thống QLVBĐH của tỉnh và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan, đơn vị, địa phương để cập nhật, nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào lưu trữ hiện hành.

c) Tiếp tục phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử trong việc trích xuất dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trước ngày 01/7/2025 của các cơ quan, đơn vị, địa phương để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

4. Công an tỉnh

Chủ trì hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trên không gian mạng đối với các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; hướng dẫn bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ và số hoá hồ sơ, tài liệu mật.

5. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán của các cơ quan, đơn vị: tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách, tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước để triển khai thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ hằng năm.

6. Báo và Phát thanh, truyền hình Quảng Trị; Trung tâm Điều hành thông tin tỉnh Quảng Trị

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các nội dung của Chỉ thị này và các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước, chỉ đạo của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.

Yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, địa phương báo cáo về Sở Nội vụ tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.