Quyết định 754/QĐ-UBND năm 2026 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn thành phố Cần Thơ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 754/QĐ-UBND	Cần Thơ, ngày 23 tháng 02 năm 2026

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015; Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT ngày 12 tháng 8 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Khoa học và Công nghệ; - Thường trực: TU, HĐND TP; - CT, các PCT UBND TP; - UBMTTQVN TP; - VP UBND TP (2, 3); - Lưu: VT, VHQ. E:\2026\1.SKHCN\1.THop\85.QuyChe_HNTH.doc

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Khởi

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Kèm theo Quyết định số 754/QĐ-UBND ngày 23 tháng 02 năm 2026 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (gọi tắt là Hệ thống HNTHTT) trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

2. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan Đảng, Nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố Cần Thơ và các tổ chức chính trị - xã hội trực thuộc thành phố Cần Thơ, các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống HNTHTT trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến” là hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực cho phép người dùng từ nhiều điểm khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại hiện trường trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều. Hệ thống được kết nối thông qua đường truyền mạng với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) và các thiết bị đầu cuối đặt tại các điểm cầu.

2. “Cơ quan chủ trì cuộc họp” là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp.

3. “Điểm cầu” là nơi đặt thiết bị đầu cuối (thiết bị đầu cuối chuyên dụng hoặc phần mềm thông qua máy tính, thiết bị di động thông minh) cùng các thiết bị ngoại vi như thiết bị xuất hình ảnh (màn hình chiếu, tivi, máy tính xách tay), thiết bị xuất âm thanh (loa), thiết bị thu hình ảnh (camera), thiết bị thu âm thanh (micro) để có thể tham gia vào cuộc họp do thiết bị điều khiển trung tâm vận hành.

4. “Điểm cầu trung tâm” là điểm cầu tại nơi chủ trì cuộc họp. Điểm cầu trung tâm có thể đặt tại bất cứ các tổ chức, cơ quan, đơn vị tùy theo tính chất, mục đích của cuộc họp.

5. “Điểm cầu nhánh” là các điểm cầu kết nối với điểm cầu trung tâm, có thể theo dõi toàn bộ nội dung, thông tin trực tuyến cuộc họp và khả năng tương tác với điểm cầu trung tâm.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Hệ thống HNTHTT được triển khai sử dụng nhằm mục đích phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo thành phố đến cấp cơ sở, bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác và tiết kiệm thời gian đi lại của cán bộ, công chức, viên chức.

2. Hệ thống HNTHTT được sử dụng trong các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chủ trì cuộc họp.

3. Các cuộc họp sau được tổ chức trên Hệ thống HNTHTT:

a) Cuộc họp do Trung ương, Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương tổ chức với địa phương;

b) Cuộc họp do các cơ quan Đảng, Nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố Cần Thơ và các tổ chức chính trị - xã hội trực thuộc thành phố Cần Thơ tổ chức.

Điều 4. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến được bố trí ổn định, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nguồn điện, đường truyền và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến.

2. Ánh sáng trong phòng họp sử dụng ánh sáng nhân tạo thay ánh sáng tự nhiên và sử dụng phông, rèm phù hợp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý.

3. Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự hội nghị theo dõi thuận tiện nhất.

4. Lắp đặt hệ thống âm thanh đảm bảo mọi vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ Hệ thống HNTHTT.

5. Thiết bị của Hệ thống HNTHTT cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy cho phòng họp HNTHTT.

6. Không tự ý di dời, thay đổi cấu hình Hệ thống HNTHTT đã thiết lập sẵn.

Điều 5. Nguyên tắc hoạt động của Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Hệ thống HNTHTT được sử dụng đúng mục đích, yêu cầu được quy định tại Điều 12 và Điều 13 của Quy chế này.

2. Việc vận hành Hệ thống HNTHTT cần đúng quy trình kỹ thuật đã được hướng dẫn, ngắt nguồn điện cung cấp cho Hệ thống HNTHTT khi không sử dụng.

3. Đảm bảo an toàn thông tin cho Hệ thống và tài khoản truy cập vào Hệ thống.

Điều 6. Thông báo tổ chức họp qua Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp thông báo tổ chức họp qua Hệ thống HNTHTT trước cuộc họp chính thức ít nhất hai (02) ngày làm việc bằng văn bản đối với cuộc họp của thành phố; trước một (01) giờ đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như bão, lũ lụt, thiên tai, hỏa hoạn,...); cơ quan chủ trì thông báo bằng điện thoại hoặc tin nhắn nhanh qua các ứng dụng nhắn tin đến Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị liên quan với các nội dung sau:

a) Tên cơ quan chủ trì cuộc họp (điểm cầu trung tâm);

b) Số lượng, tên cơ quan, đơn vị được mời dự họp (điểm cầu nhánh);

c) Thời gian tổ chức họp chính thức;

d) Thời gian tổ chức vận hành thử;

đ) Thông tin đầu mối liên hệ (họ và tên, số điện thoại);

e) Các hỗ trợ kỹ thuật khác (nếu có): trình chiếu slide, video,...

Cơ quan chủ trì cuộc họp nếu có nhu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp hoặc các yêu cầu về kỹ thuật khác (trình chiếu slide, phát video,..) cần thông tin cho Sở Khoa học và Công nghệ biết trước khi cuộc họp diễn ra tối thiểu một (01) ngày làm việc.

2. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu chính có trách nhiệm thông báo, liên hệ, phối hợp với các cơ quan, đơn vị tham dự hội nghị (điểm cầu thành phần), VNPT Cần Thơ và Điện lực thành phố Cần Thơ để tổ chức vận hành thử trước thời gian họp chính thức và tổ chức cuộc họp chính thức.

Điều 7. Công tác chuẩn bị, vận hành thử Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trước cuộc họp chính thức

1. Sở Khoa học và Công nghệ thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật của MCU trước khi diễn ra cuộc họp.

2. Thời gian tiến hành vận hành thử Hệ thống trước khi cuộc họp chính thức diễn ra ít nhất một (01) buổi làm việc. Điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh tổ chức kiểm tra các thiết bị điện, thiết bị mạng và tiến hành chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh.

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp liên hệ, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ để chuẩn bị Hệ thống HNTHTT tại điểm cầu trung tâm.

4. Các điểm cầu nhánh phối hợp với điểm cầu trung tâm, Sở Khoa học và Công nghệ, VNPT Cần Thơ và Điện lực cần Thơ để thực hiện công tác chuẩn bị trước cuộc họp.

5. Điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh phân công chuyên viên phụ trách chính nội dung của cuộc họp, phối hợp cùng chuyên viên kỹ thuật điều khiển thiết bị Hệ thống HNTHTT trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian họp chính thức.

6. Trường hợp có yêu cầu tổ chức HNTHTT tại hội trường lớn, có số lượng đại biểu tham dự đông (số lượng đại biểu nhiều hơn số lượng chỗ ngồi trong phòng họp tại các điểm cầu), Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với VNPT Cần Thơ trong việc di chuyển thiết bị, Mạng truyền số liệu chuyên dùng đảm bảo phục vụ tốt cho hội nghị.

7. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp, cần kiểm tra, xử lý không thể tổ chức được cuộc họp theo thời gian đã thông báo, cơ quan chủ trì cuộc họp thông báo đến các điểm cầu nhánh về việc thay đổi thời gian vận hành thử và tổ chức cuộc họp chính thức.

Điều 8. Vận hành, điều khiển Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trong cuộc họp chính thức

1.Vận hành hệ thống MCU: cơ quan, đơn vị được giao quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống HNTHTT chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan kết nối, vận hành các điểm cầu từ Trung ương đến địa phương và các điểm cầu từ cấp thành phố đến cấp xã.

2. Tại điểm cầu trung tâm:

a) Vận hành Hệ thống HNTHTT tại điểm cầu trung tâm, điều chỉnh góc quay camera, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh, ánh sáng phù hợp trong thời gian họp;

b) Phối hợp với chuyên viên kỹ thuật của Sở Khoa học và Công nghệ và chuyên viên kỹ thuật tại các điểm cầu nhánh khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời hỗ trợ, khắc phục sự cố trong thời gian diễn ra cuộc họp.

3. Tại các điểm cầu nhánh:

a) Vận hành Hệ thống HNTHTT tại điểm cầu nhánh, điều chỉnh góc quay camera, điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp;

b) Trong trường hợp có sự cố xảy ra như mất kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh chưa tốt, cần thông báo ngay đến chuyên viên kỹ thuật của điểm cầu trung tâm để kịp thời phối hợp xử lý.

4. Kết thúc cuộc họp: chuyên viên kỹ thuật tại điểm cầu trung tâm và các điểm cầu nhánh kiểm tra lại toàn bộ Hệ thống, tắt thiết bị và ngắt nguồn điện cung cấp Hệ thống HNTHTT.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

1. Tiếp nhận thông báo tổ chức cuộc họp trực tuyến từ cơ quan chủ trì cuộc họp.

2. Hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng Hệ thống HNTHTT và trong việc tổ chức các cuộc họp HNTHTT.

3. Hàng năm rà soát Hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng Hệ thống, tập huấn, cập nhật kiến thức cho chuyên viên kỹ thuật vận hành Hệ thống HNTHTT.

4. Hàng năm lập dự toán chi phí cho việc quản lý, vận hành, bảo dưỡng, bảo trì định kỳ Hệ thống HNTHTT, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

5. Lập nhật ký theo dõi, thống kê số lượng cuộc họp HNTHTT;

6. Trực tiếp vận hành cuộc họp từ Trung ương, Chính phủ đến cấp xã và các cuộc họp từ cấp thành phố đến cấp xã;

7. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thực hiện theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu.

Điều 10. Trách nhiệm của doanh nghiệp viễn thông cung cấp hạ tầng kết nối Mạng truyền số liệu chuyên dùng

1. Cung cấp Mạng truyền số liệu chuyên dùng bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền phục vụ vận hành Hệ thống HNTHTT, sẵn sàng phương án dự phòng, đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và ổn định.

2. Phân công chuyên viên kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu để phối hợp xử lý sự cố về đường truyền trong thời gian vận hành thử Hệ thống HNTHTT chuẩn bị cuộc họp và toàn bộ thời gian diễn ra trong cuộc họp chính thức.

3. Bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 11. Trách nhiệm của Điện lực thành phố Cần Thơ

1. Cung cấp ổn định nguồn điện cho Trung tâm dữ liệu thành phố và các điểm cầu của Hệ thống HNTHTT từ lúc vận hành thử đến khi kết thúc cuộc họp.

2. Phân công chuyên viên kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu để phối hợp xử lý sự cố về điện trong thời gian vận hành thử Hệ thống HNTHTT chuẩn bị cuộc họp và toàn bộ thời gian diễn ra trong cuộc họp chính thức.

Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Bảo đảm hạ tầng lắp đặt thiết bị hoạt động ổn định, liên tục, bảo vệ thiết bị và hạ tầng mạng đặt tại cơ quan, đơn vị theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Khai thác, sử dụng Hệ thống HNTHTT có hiệu quả trong việc tổ chức các cuộc họp.

3. Hàng năm lập dự toán chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng cho thiết bị HNTHTT, hệ thống âm thanh, thiết bị hiển thị (tivi, máy chiếu, màn chiếu, máy tính xách tay...), bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

4. Phân công cán bộ đầu mối gồm 01 Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, 02 chuyên viên kỹ thuật (01 chuyên viên phụ trách chính, 01 chuyên viên hỗ trợ) trực tiếp quản lý, vận hành thiết bị HNTHTT tại cơ quan, đơn vị. Danh sách cán bộ đầu mối gửi về Sở Khoa học và Công nghệ, khi có sự thay đổi cán bộ đầu mối, cơ quan, đơn vị cập nhật, gửi lại danh sách cho Sở Khoa học và Công nghệ.

5. Cơ quan chủ trì cuộc họp chịu trách nhiệm chủ trì cuộc họp từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, các công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc cuộc họp trực tuyến, liên hệ với các điểm cầu nhánh trong quá trình vận hành thử và trong cuộc họp chính thức. Phân công chuyên viên kỹ thuật chủ trì, phối hợp với

Sở Khoa học và Công nghệ, các điểm cầu nhánh thực hiện công tác vận hành thử Hệ thống HNTHTT, vận hành Hệ thống HNTHTT trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

6. Kịp thời thông báo đến Sở Khoa học và Công nghệ khi phát hiện các sự cố về thiết bị, đường truyền mạng để đảm bảo Hệ thống HNTHTT luôn trong trạng thái sẵn sàng vận hành.

Điều 13. Trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Tuân thủ những quy định về quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống HNTHTT tại Quy chế này.

2. Khi phát hiện sự cố xảy ra cần thông báo kịp thời cho người có thẩm quyền của cơ quan, đơn vị mình và Sở Khoa học và Công nghệ để kịp thời phối hợp giải quyết.

Điều 14. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.