Quyết định 351/QĐ-UBND năm 2026 về Quy chế quản lý, vận hành và bảo đảm an toàn dữ liệu hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 351/QĐ-UBND	Lâm Đồng, ngày 28 tháng 01 năm 2026

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ BẢO ĐẢM AN TOÀN DỮ LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH DÙNG CHUNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22 tháng 6 năm 2023;

Căn cứ Luật Dữ liệu ngày 30 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày 26 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Quy định số 05-QĐ/BCĐTW, ngày 27 tháng 8 năm 2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quy định về Mô hình liên thông số thống nhất, hiệu quả và quản trị dựa trên dữ liệu trong hệ thống chính trị;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2024 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử;

Căn cứ Nghị định số 165/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Dữ liệu;

Căn cứ Nghị định số 278/2025/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Căn cứ Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;

Căn cứ Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ ban hành Kế hoạch hành động của Chính phủ về thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1562/QĐ-TTg ngày 18 tháng 7 năm 2025 của Thủ tướng Chính phủ về việc bảo đảm liên thông, đồng bộ, bí mật nhà nước trong hoạt động chuyển đổi số của cả hệ thống chính trị;

Căn cứ Quyết định số 3090/QĐ-BKHCN ngày 08 tháng 10 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Khung Kiến trúc tổng thể quốc gia số;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tại Tờ trình số 225/TTr-SKHCN ngày 21 tháng 01 năm 2026.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và bảo đảm an toàn dữ liệu Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu; Giám đốc đơn vị cung cấp dịch vụ (hoặc đơn vị vận hành); Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Thường trực Tỉnh ủy (b/c); - Thường trực HĐND tỉnh (b/c); - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh (b/c); - Thường trực Đảng ủy UBND tỉnh (b/c); - Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh; - Như Điều 3; - Các PCVP UBND tỉnh; - Lưu: VT, HCQT, TTTT&HN, KGVX (Q).

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Ngọc Phúc

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ BẢO ĐẢM AN TOÀN DỮ LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH DÙNG CHUNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 351/QĐ-UBND ngày 28 tháng 01 năm 2026 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành và bảo đảm an toàn dữ liệu Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dùng chung trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi tắt là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành).

2. Quy chế này không áp dụng đối với văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy chế này được áp dụng cho các sở, ban, ngành, các Ban giúp việc của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, đơn vị trực thuộc các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) có sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là người sử dụng) tham gia quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan, đơn vị.

3. Đơn vị cung cấp dịch vụ (hoặc đơn vị vận hành) (sau đây gọi là đơn vị cung cấp dịch vụ); các tổ chức và cá nhân khác có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là một giải pháp phần mềm tập trung để trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, hồ sơ công việc trong cơ quan trên môi trường mạng.

2. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Tài khoản (user name) và mật khẩu (password) đăng nhập được cấp cho người sử dụng để truy cập và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

4. Truy cập trái phép trong Quy chế này được hiểu là thực hiện các hành vi tác động đến Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, dữ liệu, văn bản điện tử hoặc nhật ký hệ thống không được cấp quyền, không đúng thẩm quyền, không đúng mục đích hoặc vượt quá phạm vi quyền hạn được phân quyền, không phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập, sử dụng trái phép Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, sử dụng tài khoản, mật khẩu của người khác hoặc để người khác sử dụng tài khoản của mình; gian lận, chiếm đoạt tài khoản, để thực hiện thao tác trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Truy cập, can thiệp, thay đổi, xóa, hủy, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ dữ liệu, văn bản điện tử, nhật ký hệ thống trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Các hành vi sao chép, tải dữ liệu phục vụ mục đích thực thi công vụ bằng các tính năng sẵn có trên hệ thống hoặc công cụ hỗ trợ đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì không coi là hành vi trái phép.

3. Tiết lộ, cung cấp, hiển thị, phát tán, sử dụng trái phép thông tin, dữ liệu, văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đặc biệt là thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, bí mật công tác khi chưa được phép.

4. Cung cấp trái phép dữ liệu cá nhân theo quy định tại Điều 3, Điều 4 Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2025 của Chính phủ trong quá trình xử lý công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

5. Đưa, xử lý đơn tố cáo trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trái với quy định của pháp luật về tố cáo.

6. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm độc hại hoặc tác động đến hạ tầng kỹ thuật nhằm gây rối loạn, thay đổi, phá hoại hoạt động của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

7. Các hành vi bị nghiêm cấm khác theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.

Điều 5. Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử

1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hoạt động các cơ quan phải theo những nguyên tắc sau đây:

a) Các cơ quan phải sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau.

b) Việc gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải bảo đảm tuân thủ theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân theo các quy định khác có liên quan.

2. Trường hợp văn bản quy phạm pháp luật khác có hiệu lực pháp lý cao hơn hoặc do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành có quy định khác về việc gửi, nhận văn bản điện tử thì áp dụng theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật đó.

3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được cập nhật thường xuyên, kịp thời vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; bảo đảm chính xác, thống nhất với hồ sơ giấy; việc quản lý, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của Nhà nước.

4. Trường hợp hệ thống gặp sự cố, cơ quan, đơn vị sử dụng có trách nhiệm thông báo ngay cho cơ quan quản lý; cơ quan quản lý chủ trì, phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ để khắc phục trong thời gian sớm nhất. Trong thời gian gián đoạn, các hoạt động được tạm thời chuyển sang xử lý bằng văn bản giấy. Đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm hỗ trợ số hóa lại dữ liệu đã xử lý bằng giấy để bảo đảm tính liên tục, toàn vẹn của thông tin.

5. Việc ứng dụng hệ thống thông minh tự động, trí tuệ nhân tạo trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải đặt dưới sự giám sát của con người.

Điều 6. Ký số và giá trị pháp lý của văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

1. Văn bản luân chuyển trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải được ký số theo đúng các quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản có liên quan nhằm bảo đảm tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.

2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải được triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ để bảo đảm các văn bản điện tử trao đổi trên Hệ thống được ký số theo đúng các quy định hiện hành. Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử được trao đổi qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành áp dụng theo Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ.

Chương II

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 7. Tên miền và tài khoản truy cập Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

1. Tên miền chung để truy cập Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh là: qlvb.lamdong.gov.vn.

2. Định dạng tên tài khoản của cán bộ, công chức sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được đặt theo số Căn cước của cán bộ, công chức.

Điều 8. Quyền sở hữu tài khoản và dữ liệu

1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh là tài sản công được triển khai từ ngân sách nhà nước của tỉnh, dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống do Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở hữu, Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Lâm Đồng trực tiếp quản lý.

2. Tổ chức và cá nhân được cấp tài khoản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được quyền khai thác, sử dụng dữ liệu trong phạm vi quản lý của tổ chức và cá nhân theo quy định hiện hành.

3. Các cơ quan, đơn vị được đề xuất kết nối kỹ thuật (API) giữa các hệ thống thông tin nội bộ với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để tự động hóa quy trình nghiệp vụ; việc kết nối chỉ được thực hiện khi bảo đảm tuân thủ các quy định về an toàn thông tin mạng và được sự đồng ý của cơ quan quản lý.

Điều 9. Thu hồi và khóa tạm thời tài khoản người dùng

1. Các trường hợp tài khoản người dùng tạm thời bị khóa:

a) Không đưa vào sử dụng sau 30 ngày kể từ ngày được cấp.

b) Không thay đổi mật khẩu theo quy định, bị tin tặc tấn công, chiếm quyền sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

c) Theo đề nghị của cơ quan quản lý người sử dụng.

2. Kể từ khi khai báo hoặc lần đăng nhập cuối cùng, nếu sau 30 ngày các tài khoản người dùng không đăng nhập vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để xử lý công việc thì tài khoản người dùng sẽ bị tạm khóa hoặc thu hồi. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định việc tạm khóa hoặc thu hồi tài khoản trong từng trường hợp cụ thể (nghỉ chế độ ốm đau, nghỉ chế độ thai sản, được cử đi đào tạo dài hạn,…).

3. Khi người sử dụng chuyển công tác, nghỉ việc, bộ phận quản trị Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của từng cơ quan, đơn vị thực hiện khóa tài khoản theo quy định.

Điều 10. Luân chuyển, xử lý văn bản điện tử

1. Việc luân chuyển, xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định bằng quy chế cụ thể hoặc quy trình nội bộ, bảo đảm tuân thủ theo quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận đến khâu xử lý và kết thúc; xác định rõ trách nhiệm của từng tập thể, cá nhân về chất lượng, tiến độ và khối lượng công việc.

2. Việc tiếp nhận và xử lý văn bản đến, xử lý và phát hành văn bản đi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan, đơn vị với nhau thực hiện theo quy định tại Mục 1, Mục 2, Chương III của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

Chương III

BẢO ĐẢM HẠ TẦNG KỸ THUẬT, AN TOÀN THÔNG TIN, AN TOÀN DỮ LIỆU, DUY TRÌ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 11. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật

1. Các cơ quan, đơn vị quy định tại Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm bảo đảm điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin (thiết bị đầu cuối, mạng Internet,…) để thực hiện gửi, nhận, luân chuyển, xử lý văn bản điện tử được thông suốt, an toàn, phù hợp với quy định của pháp luật về ứng dụng công nghệ thông tin.

2. Cơ quan quản lý Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo đảm hạ tầng kỹ thuật vận hành của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, bảo đảm kết nối, trao đổi văn bản điện tử với Chính phủ và bộ, ngành Trung ương, các địa phương ngoài tỉnh theo quy định.

Điều 12. Bảo đảm an toàn thông tin

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có trách nhiệm bảo vệ tài khoản theo các quy định về bảo đảm an toàn thông tin; chịu sự quản lý, giám sát, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền.

2. Người sử dụng thực hiện theo hướng dẫn quét mã độc cho văn bản điện tử trước khi đính kèm trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, bảo đảm văn bản điện tử không chứa mã độc. Đồng thời, không sử dụng chế độ tự động lưu trữ mật khẩu trên trình duyệt.

3. Đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm tích hợp chức năng quét mã độc đối với các tệp tin được người dùng tải lên hệ thống, nhằm bảo đảm an toàn thông tin và phòng ngừa nguy cơ lây nhiễm mã độc qua văn bản điện tử.

4. Đơn vị cung cấp dịch vụ, các cơ quan, đơn vị phân công cán bộ phụ trách an toàn thông tin và xây dựng các kịch bản để thực hiện khi có sự cố mất an toàn, an ninh thông tin.

5. Đơn vị Cung cấp dịch vụ triển khai phương án bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và định kỳ kiểm tra đánh giá an toàn thông tin Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định.

Điều 13. Sao lưu văn bản điện tử

1. Tất cả các văn bản đi và văn bản đến còn hiệu lực hoặc trong thời gian hiện hành theo quy định của pháp luật phải được duy trì trên hệ thống để tra cứu và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trên máy chủ do đơn vị cung cấp dịch vụ hạ tầng kỹ thuật Hệ thống quản lý văn bản và điều hành vận hành.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có trách nhiệm thực hiện các biện pháp lưu trữ, dự phòng dữ liệu của hệ thống, sao lưu định kỳ (01 lần/ngày), đột xuất theo yêu cầu và phục hồi kịp thời nguyên trạng cơ sở dữ liệu văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành khi có sự cố kỹ thuật xảy ra.

Điều 14. Bảo đảm toàn vẹn dữ liệu

1. Đơn vị cung cấp dịch vụ phải thực hiện duy trì Hệ thống quản lý văn bản và điều hành bảo đảm toàn vẹn dữ liệu trong suốt vòng đời văn bản điện tử; dữ liệu không bị thay đổi, mất mát hoặc truy cập trái phép.

2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải có các biện pháp bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử trong suốt quá trình truyền gửi, nhận và lưu trữ; đồng thời phải được trang bị chức năng gắn, kiểm tra và lưu trữ dấu thời gian điện tử cho văn bản. Hệ thống phải ghi nhận đầy đủ thông tin về cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo văn bản điện tử, cũng như các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý văn bản. Mọi thao tác trên hệ thống phải được ghi nhật ký (log), bảo đảm khả năng truy vết, phục vụ kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm.

3. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định về tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan, đơn vị báo cáo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

4. Văn bản điện tử đã phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành nếu có sai sót về nội dung thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Điều 18 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

5. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu đầu vào (văn bản số hóa), quản lý an toàn tài khoản và quyền truy cập của đơn vị; đơn vị cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm vận hành kỹ thuật, bảo đảm an toàn, an ninh và toàn vẹn dữ liệu theo quy định.

6. Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về bảo đảm toàn vẹn dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, bị nhắc nhở, phê bình, xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại (nếu có) hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương IV

QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, VẬN HÀNH VÀ BẢO ĐẢM AN TOÀN DỮ LIỆU

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

Sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, chịu trách nhiệm:

1. Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ về quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để tăng cường sử dụng, trao đổi văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.

2. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các quy định và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan đến triển khai sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả. Đồng thời, phối hợp đơn vị Cung cấp dịch vụ xử lý, khắc phục sự cố về kỹ thuật, duy trì hệ thống vận hành thông suốt, liên tục, bảo đảm sự an toàn và bảo mật thông tin.

3. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc triển khai, quản lý, bảo trì và nâng cấp hệ thống; cập nhật và nâng cấp các chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng quy định mới và yêu cầu của các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

4. Thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trước khi đơn vị Cung cấp dịch vụ tiến hành bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản mới trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

5. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng và quản lý hoạt động của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Quy chế này.

6. Hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và duy trì hoạt động Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

7. Chủ trì, tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra, thanh tra định kỳ, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, đơn vị; xử lý, đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

Chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và cơ quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn thực hiện quy định pháp luật về sử dụng, lưu trữ văn bản điện tử, hồ sơ điện tử; nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 17. Trách nhiệm của đơn vị Cung cấp dịch vụ

1. Triển khai thiết lập, cài đặt và hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đối với các đơn vị phát sinh mới tham gia sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành khi có yêu cầu của Sở Khoa học và Công nghệ.

2. Vận hành Hệ thống bảo đảm thông suốt và an toàn, bảo đảm công tác xử lý, gửi, nhận văn bản điện tử và chỉ đạo điều hành của các cơ quan nhà nước trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật mạng, thiết bị để cài đặt, lưu trữ dữ liệu Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

4. Chịu trách nhiệm bảo đảm toàn vẹn dữ liệu trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ; không được làm mất, thay đổi, sai lệch dữ liệu; phải khắc phục và chịu trách nhiệm khi để xảy ra vi phạm theo hợp đồng và quy định pháp luật. Thiết lập và duy trì nhật ký hệ thống (log); bảo đảm khả năng truy vết, phục vụ kiểm tra, giám sát và xử lý sự cố theo yêu cầu của cơ quan sử dụng.

5. Xây dựng Hồ sơ đề xuất cấp độ trình cấp có thẩm quyền thẩm định và phê duyệt cấp độ an toàn hệ thống thông tin; tổ chức thực hiện phương án bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho hệ thống theo quy định của pháp luật.

6. Kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố về kỹ thuật, phần mềm, duy trì hệ thống vận hành thông suốt, liên tục; thực hiện các biện pháp dự phòng cho dữ liệu của hệ thống, bảo đảm sự an toàn và bảo mật thông tin của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước. Đối với các sự cố gây ảnh hưởng nghiêm trọng hoặc trường hợp phải tạm dừng hệ thống, chậm nhất 01 giờ kể từ thời điểm phát hiện sự cố, đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm báo cáo Sở Khoa học và Công nghệ về giải pháp xử lý; đồng thời, báo cáo kết quả khắc phục sự cố chậm nhất trong vòng 02 giờ tiếp theo.

7. Thông báo bằng văn bản đến Sở Khoa học và Công nghệ trước 02 ngày về thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp, cập nhật phiên bản mới trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Điều 18. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương

a) Chịu trách nhiệm chỉ đạo triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở người sử dụng thuộc đơn vị thực hiện nghiêm túc và đúng quy định Quy chế này.

b) Quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng công vụ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo đúng quy định. Gương mẫu trong sử dụng chữ ký số cá nhân để phê duyệt văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

c) Việc bàn giao dữ liệu khi nghỉ việc, chuyển công tác thực hiện theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị bảo đảm dữ liệu thuộc quyền quản lý của Nhà nước.

d) Phân công cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản lý Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của đơn vị theo phân quyền sử dụng.

2. Người sử dụng

a) Sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc thường xuyên, nghiêm túc và đúng các quy định hiện hành có liên quan.

b) Khi có quyết định nghỉ việc hoặc chuyển công tác, người sử dụng có trách nhiệm bàn giao lại tài khoản đó cho cơ quan, đơn vị.

c) Người sử dụng có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản, không chia sẻ tài khoản và mật khẩu Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho người khác và chịu trách nhiệm về hành vi, nội dung văn bản được trao đổi từ tài khoản hệ thống của mình.

3. Trách nhiệm của Văn thư

a) Thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này.

b) Thực hiện đăng ký văn bản đến, văn bản đi bằng các chức năng trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành bảo đảm đúng quy trình xử lý công việc.

4. Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách hoặc phụ trách công nghệ thông tin quản lý được giao quản lý hệ thống tại các cơ quan, đơn vị

a) Thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này;

b) Quản lý hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; định kỳ báo cáo lãnh đạo về tình hình hoạt động của phần mềm và các vấn đề mới phát sinh;

c) Triển khai các biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo các quy định hiện hành của nhà nước.

Điều 19. Khen thưởng, kỷ luật

1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân tham gia sử dụng, khai thác Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế này, việc thực hiện tốt các quy định của Quy chế này được xem là một tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của công chức, viên chức và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.

2. Cá nhân, cơ quan, đơn vị vi phạm các quy định tại Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.

Điều 20. Điều khoản thi hành

1. Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức, triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan phản ánh về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.